Кадровый голод в кофейнях

Стимулирование денежным поощрением

В состав обслуживающего персонала кофейни обычно входит: хостес, официанты, бариста, бармен, кассир, уборщица. Административный сектор в данном случае рассматривать не будем, так как периодичность смены кадров в нем другая.

В основном на вышеуказанные позиции приходят молодые сотрудники, часто — студенты, подрабатывающие в свободное от учебы время. Ставки оклада на таких должностях невысокие, поэтому система постоянных бонусов к зарплате послужит отличной мотивацией.

Советы управленцам

• Чем больше условий для получения денежного вознаграждения, тем слабее такая система стимулирует работника, и тем сложнее бухгалтеру в конце каждого месяца считать зарплату всему коллективу.

• Принято считать, что в любом бизнесе главный стимул для сотрудников — это размер оклада.

• По утверждению HR-специалистов, увеличение денежных выплат стимулирует работников временно — какой-то краткосрочный период. А если индексация проводится регулярно, то вовсе воспринимается уже не как премирование, а обязательное условия трудового контракта. Поэтому использовать нужно не только материальные стимулы, но и другие виды мотивации.

CafeStore — первая в России платформа для кофеен от Модульбанка, единый поставщик для бизнеса.

• Рассрочка на покупку оборудования для кофеен — 0%;
• Подключение эквайринга со сниженной ставкой всего от 1,25%;

Наймите сотрудников

Успех кофейни во многом зависит от персонала. Признаки ценного баристы:

Спланируйте сначала штатное расписание и рассчитайте потребность в персонале. А затем приступайте к поиску. Примерный штат сотрудников небольшой кофейни с посадочными местами выглядит так:

Как LIFE PAY помогает организовать удобный приём оплаты и сэкономить на кассовом оборудовании

Теперь не обязательно выдавать кассовый терминал каждому официанту и, соответственно, тратиться на приобретение этого оборудования и его обслуживание. Подключите омни-кассу, которая позволяет объединить фискализацию всех платежей на одном устройстве. Она работает по технологии облачной кассы и отправляет данные по транзакциям со всех терминалов на единое устройство. При этом клиент получает электронный чек по почте или в СМС.

Облачная фискализация — это одна касса, один фискальный накопитель и неограниченное количество подключаемых устройств по приёму платежа. Такой приём оплаты обеспечит работу в рамках законодательства 54-ФЗ и поможет кратно сэкономить на покупке кассового оборудования независимо от масштабов кофейни.

Сами платёжные терминалы можно заменить на смартфоны для официантов, установив на них приложение LIFE POS. Посетитель сможет оплатить любимый кофе банковской картой, наличными или по СБП через QR-код.

Описание продукта LIFE POS

Кроме того, приложение LIFE POS поможет защитить бизнес от махинаций собственных сотрудников: известных схем с поддельными пречеками и оплаты мимо кассы.

Все транзакции, которые проходят через приложение, установленное на терминале и телефоне официанта, высвечиваются в личном кабинете администратора.

Эти данные можно также использовать для оценки результативности персонала.

Удобные методы оплаты для клиентов

А если клиент пришёл в кафе, забыв наличные и банковскую карту, позвольте ему насладиться любимым напитком.

Предложите гостю уникальную разработку — NFC-микрочип, который позволяет принимать оплату касанием телефона за 14 секунд.

На всех терминалах LIFE PAY также можно сгенерировать QR-код для оплаты. Удобство клиента — превыше всего, а LIFE PAY приумножит его лояльность.

Получить быструю консультацию по всем продуктам и услугам LIFE PAY можно в Telegram-боте по ссылке.

Мотивация сотрудников кофейни

Различные виды мотивации

Не стоит забывать о мелочах. Стимулирующий эффект имеют разного рода соревнования между сотрудниками.

Оптимально использовать в системе мотивации персонала обе составляющие: денежное поощрение и нематериальные стимулы.

Тогда каждый участник команды сможет удовлетворить свои потребности и интересы, выполняя ежедневную рутину.

Нет смысла внедрять премии, если отсутствуют комфортные элементарные условия труда и отдыха, а в коллективе царит не дружественная атмосфера.

Планирование бизнеса для кофеен

Составление бизнес-плана

На этапе разработки бизнес-плана необходимо определить затраты, спрогнозировать доходы и рассчитать показатели эффективности проекта.

Бизнес-план содержит описание планируемой деятельности, анализ рынка, маркетинговую стратегию, финансовый план и оценку рисков.

Грамотно составленный бизнес-план поможет не допустить ошибок на старте, успешно запустить и развивать ресторанное дело.

Выбор локации

Кофейня в тихом безлюдном переулке долго не проживёт.

Необходимо выбрать место с высокой проходимостью и подходящими характеристиками целевой аудитории.

Нужно правильно сформировать портрет клиента, который находится в этой локации: что он хочет и сколько готов за это платить.

Каким бы идеальным ни казалось место, учтите стоимость аренды.

Если её размер выше суммы, которую вы изначально закладывали в расчёты, возможно, придётся выбрать другую локацию, чтобы не понести убытков.

Размер помещения тоже имеет значение: лишние квадратные метры требуют ремонта и поддержания порядка, а тесное пространство будет некомфортным для посетителей.

Выбор формата кофейни

Если вы располагаете небольшими инвестициями для старта, присмотритесь к формату мини-кофейни — кофе с собой.

Это может быть кофе-трак (автомобильный фургон) в городском парке или островок в торговом центре.

Кофейня со столиками требует более внушительных вложений.

Это классическое заведение с посадочными местами, для которого нужно арендовать помещение, закупить оборудование, мебель, а также нанять штат сотрудников, необходимый для бесперебойной работы.

Стильные кофейни: роскошь для настоящих ценителей

Клиенты приходят сюда на длительное время, чтобы насладиться любимым напитком и уютной атмосферой. Меню также может порадовать вкусной выпечкой и насыщенным списком десертов. В долгосрочной перспективе такой тип кофейни приносит хороший доход.

Формат премиум-класса: радость для гурманов

Формат премиум-класса предназначен для искушённой аудитории. Здесь варят лучший кофе и подают авторские десерты с экзотическими компонентами. Сюда приходят истинные ценители спешелти-напитков и аутентичного интерьера. Концептуальная кофейня с дорогими инвестициями и большим средним чеком станет перспективным бизнесом и будет радовать гостей гастрономическими чудесами, а владельца — финансовыми показателями.

Кадровый голод в кофейнях

Ищем бариста без опыта работы на высокую з/п

Заметили, как в вашей любимой кофейне сменились бариста? Видели, какое количество объявлений с вакансиями бариста публикуется в соцсетях? Без нагнетания ситуации разбираюсь: как работают с кадровым вопросом в кофейнях России.

60% компаний не хватает персонала, 80% предприятий сообщили о проблемах с наймом персонала — статистика Банка России, которая касается и кофейной индустрии. Где искать и как удерживать команду в кофейне — вопрос номер один в индустрии.

Повсеместная нехватка работников

Тотальный дефицит кадров во всех отраслях — так можно емко сформулировать проблему, о которой говорят бизнесмены, пишут эксперты. Найти статистику отдельно по кофейням у меня не получилось (и на мой запрос о вакансиях HH.ru не ответил). Но мои опросы коллег в индустрии показывают, что кадровый голод — сейчас ключевая проблема.

В два раза меньше откликов на вакансию бариста

Оля Выродова

Лидер команды обучения и развития в, отвечает за блок люди и качество в кофейнях (16 кофеен в 3 странах), t.me Drinkit Business

Трудовой дефицит при обслуживании кофейни в России

Тотальный дефицит, вероятно, не самое подходящее слово. Сложности с наймом наблюдаются последние 3-4 года, а сейчас всех накрыла очередная волна кадрового голода, которому ты всегда не очень готов, особенно в условиях сильной конкуренции.

Причины дефицита

• Демографическая яма 90-х и начала 00-х влияет на то, что не так много молодых ребят ищут работу на рынке;
• После пандемии активно растет доставка и все что с этим связано, а также маркетплейсы оттянули долю сотрудников;
• Огромное количество молодых ребят уехали из страны в феврале и сентябре прошлого года;
• Сильная девальвация рубля, это значит, что для иностранцев работать в России теперь не прибыльно.

Влияние на кофейные заведения

Как это чувствуется в Дринкит? Мы начали ощущать небольшой шторм этой весной, выросла текучесть в апреле (до апреля 4% в месяц, стало 10%, держится в районе 10% на сегодняшний день), а в мае стало в 2 раза меньше откликов на hh. Было около 200 откликов в месяц, стало 80.

Ирина Тарасенко

Руководитель направления работы с персоналом сети

• 51 точка (+ 5 готовятся к открытию) в 7 городах, 2 обжарочных производства.
• Профиль на t.me Skuratov Coffee

В текущих реалиях мы стали собирать аналитику ежедневно и, при необходимости, оперативно менять процесс поиска персонала. В цифрах получается так: в августе мы обработали 730 входящих анкет и закрыли 42 позиции бариста, для сравнения, в прошлом августе мы обработали 1025 анкет и закрыли 48 вакансий. Число наших вакансий растет, но в основном в связи с тем, что мы открываем все больше кофеен.

Наша текучесть бариста третий год держится на уровне 50%-56%, текучесть по компании в целом в 21%. Много это или мало? По нашему мнению много, мы постоянно работаем над этим показателем. Также мы не стремимся закрывать вакансии на скорость, делаем ставку на качество набора, например, если для новой кофейни не набрана и не обучена команда мы переносим открытие.

Ксения Долгушина

(обжарка кофе и 2 кофейни в Ижевске)

• Профиль на t.me Tasty Coffee Place

Дефицит кадров есть, безусловно, это новые реалии. У нас в Удмуртии безработица составляет 0,4% от трудоспособного населения на 1 июля 2023 года. Но мы вошли в эту ситуацию довольно стабильно: с сильной, лояльной командой. Поэтому не могу сказать, что ситуация у нас катастрофическая. Хотя самой стабильной я ее тоже назвать не могу: за 2022 год мы приросли численно на 27%, для сравнения в 2021 году на 7%. Для нас это нестандартно.

Причин несколько:

• В 2022 году мы открыли новую позицию помощник бара, и сейчас на сменах у нас работают по 6-7 человек (раньше по 5);
• Чуть больше 10% сотрудников уехали из города и страны в прошлом году и нам необходимо было найти и обучить новых ребят на их места.

Соответственно, подбора в прошлом году было много и дефицит кадров ощущался еще острее: – среднее время на закрытие вакансии увеличилось до 1,5 месяцев, с учетом собеседований и стажировок. Но тут у нас не первостепенная цель как можно быстрее закрыть вакансию, качество сильно важнее; – количество откликов сократилось в среднем на 15%; – вакансии открывали часто и рынок не успевал обновляться.

Что нам помогает закрывать вакансии: – сильный бренд компании: около 80% кандидатов осознанно идут за развитием, стабильностью и хорошим отношением как со стороны руководителя, так и внутри команды; – хорошие условия работы: мы предлагаем зарплату выше рынка и нормальный, стабильный график, без переработок; – адекватные требования: мы снизили требования к кандидатам, но это не отразилось на эффективности. Правда, на адаптацию ребят без опыта уходит больше времени, но у нас эффективная система стажировки, поэтому тут тоже не было сильных проблем».

В октябре 2023 эта команда бариста кофейни Tasty Coffee выиграла российский кубок лучших кофеен Russian Coffee Cup

Как теперь ищут бариста

Обычное размещение вакансий на HeadHunter уже давно не основной инструмент поиска кадров для кофеен. В этой сфере приносят результаты и объявления в собственных соцсетях, и размещение анкет в кофейных пабликах, и программы типа “приведи друга”. Изменилось ли что-то в процессах поиска бариста в 2023?

Опыт Дринкит: Оля Выродова рассказала, что раньше у них всегда были кандидаты в запасе, которые ждали 3-4 недели свой выход в кофейни. «Сейчас такие кандидаты стали «отваливаться»: конкуренция очень высокая и вероятность, что завтра ему или ей сделают оффер в другую кофейню — 99%». Сегодня сети Дринкит хватает откликов и ресурсов на поиск, но с учетом планируемых открытий они будут искать новые возможности для поиска. Сейчас фокус на снижение текучести: больше заботы о команде, лучше процессы онбординга, упрощение и геймификация программы обучения.

Опыт Tasty Coffee: За последние 1,5 года поменяли требования к кандидатам — они снизились. До 2022 года искали кандидатов с опытом работы в общепите и подходящими soft-skills. Сейчас в приоритете софт-скилз и желание развиваться, опыт работы уходит на второй план. Чаще стали брать ребят совсем из других сфер или с небольшим опытом в общепите. Портрет человека вышел на первый план.

Опыт Skuratov Coffee: Как поделилась Ирина Тарасенко, размещение вакансий на рабочих сайтах не дает ожидаемый результат. Основной приток резюме кандидатов идет за счет лендинговой страницы на сайте компании. Как они привлекает туда нужных ребят? Например, ведут телеграмм-канал о жизни компании "Скуратов Пипл", в котором рассказывают о внутренней кухне, культуре и ценностях, публикуют шутки, знакомят с командой. Также помог в поиске кадров запуск серии подкастов — это спецпроект о людях, которые создают Skuratov Coffee. «Мы хотим рассказывать миру о том, кто мы такие, чем живем, о чем мечтаем, хотим вдохновлять классных ребят идти с нами одной дорогой».

Вынужденное повышение ставок

На HH.ru вышла крутая статья

с обзором ситуации на кадровом рынке в целом. Там приводятся данные: у 71% компаний выросли расходы на персонал и большинство работодателей такая ситуация устраивает. Это один из основных инструментов сегодня, чтобы удержать и перекупить кадры. Заработные платы растут и будут продолжать повышаться.

«В начале 2023 года обострилась конкуренция за персонал, которую отражает падающий hh.индекс, поэтому медиана предлагаемой зарплаты в вакансиях устремилась вверх и в июле показала +38% по отношению к началу прошлого года».

Дринкит «Мы ежеквартально анализируем рынок ставок и окладов бариста, тренеров и управляющих, чтобы быть выше рынка. Мы на 100% “белая” компания — для многих кандидатов это является веской причиной выбрать нас. В этом году мы повысили оклад у управляющих и тренеров, плюс добавили новую должность — старший тренер-бариста, чтобы не останавливаться в развитии и давать новые возможности ребятам для роста. Наши текущие ставки (чистые на руки), данные на октябрь 2023: бариста — 230 руб в час, старший бариста — 270 руб в час, тренер бариста юнита (3-4 кофейни в управлении) — 50 000 руб., лидер кофейни — 60 000 руб. при 1 кофейни, 100 000 тыс. при 5 кофейнях в управлении. Мы верим, что дело совсем не в ставках и окладах. Условия работы, отношение к ошибкам, развитие, открытость — дает нам возможность работать в долгую с командой».

Tasty Coffee «В кофейнях происходит ежегодная индексация зарплаты за стаж работы. Это не нововведение, а устойчивый процесс. В прошлом году индексация проходила два раза и в среднем зарплата у сотрудников увеличилась на 26% за год. Тогда как в 2021 году на 18%. У нас стабильная зарплатная система. У сотрудников ежегодно повышается зарплата, в индивидуальных случаях у ребят становится больше обязанностей, которые мы оплачиваем дополнительно. И в этом отношении нам не пришлось пересматривать систему работы. Мы регулярно, перед индексацией, анализируем рынок и увеличиваем зарплаты, ориентируясь на эту информацию. Нам важно, чтобы ребята не перерабатывали и при этом получали хорошие деньги».

Skuratov Coffee «Каждый квартал мы исследуем рынок и проводим мониторинг заработных плат. Мы очень чутко относимся к тому, чтобы наши предлагаемые условия были в рынке, чтобы ребята чувствовали себя безопасно и комфортно на рабочем месте. Бывают случаи, когда мы пересматриваем ставки 2-3 раза в год. Например, в 2023 году мы повысили ставки в среднем от 12% до 23%, а также пересмотрели систему мотивации и дали возможность ребятам расти в должности даже в первый год работы и повышать свой уровень дохода».

Кадры (не) утекают

Удержание кадров — новое золото. Истина, с которой не поспоришь во все времена. Но сегодня она становится первостепенной задачей для HR и руководителей кофеен.

В Дринкит ежемесячно анализируют 2 метрики: текучесть и live time (жизненный цикл). Ниже график за август 2023. Чтобы мотивировать бариста рассматривать работу как полноценный карьерный путь, в компании сделали «золотой резерв Дринкит»: туда попадают ребята, которые проходят ассессмент на должность и нужное обучение, а далее они ждут повышение при открытии вакансии в новой кофейне. В «запасе» держат 5-7 человек, готовых принять кофейню в управление или перейти в команду учебного центра. Это помогает мотивировать и готовиться к масштабированию. Оля говорит, что на текущий момент фокуса на бренд работодателя нет, но есть в планах активно заняться этим в 2024 году.

В кофейнях Tasty Coffee средняя продолжительность работы бариста — 2 года. Текучка примерно 10% в год. Причины оттока кадров: переезд ребят в другие города, смена сферы деятельности или переход на работу на наше обжарочное производство. Как говорит Ксения, практически всегда это объективные причины ухода. «Текучка будет низкая, если к сотрудникам хорошо относиться, создавать комфортные, конкурентные условия и говорить о проблемах». Чтобы держать руку на пульсе, руководитель кофеен Полина Русских проводит ежегодное интервью со всеми сотрудниками. По результатам получается отследить как частные проблемы конкретных сотрудников, так и выделить стратегические вопросы кофеен. «Это очень энергозатратный, но абсолютно точно эффективный инструмент общения с командой и выявления и оперативного решения проблем». Также для повышения лояльности команды в кофейнях у них есть бонусы: абонементы в спортзалы и бассейны, занятия английским языком.

В сети Skuratov Coffee средний срок работы действующих бариста — 13 месяцев, а управляющих — 45 месяцев. Бренд работодателя работает на привлечение. А удерживать сотрудников помогает хорошая корпоративная культура и принятые ценности. В компании верят, что молодых ребят можно удержать идеей, дав им самостоятельность в принятии решений, участием в социальных проектах, развитием и обучением. Со слов Ирины, материальная мотивация сейчас не сработает.

Опыт найма бариста в небольших кофейнях из регионов

«Сейчас нет проблемы с подбором кадров», — так можно резюмировать ответ Георгия Житинского руководителя сети

в г. Оренбург.

Для компании дефицит кадров был проблемой в самом начале пути, лет 6-8 назад. Тогда проблема была в том, что основатели сами до конца не могли сформулировать, к чему идет компания и какие люди нужны. И как работодатель были неинтересны: без репутации, без внятных перспектив. Сейчас проблема дефицита кадров остро не стоит: сформирована комфортная для работы среда, выстроены честные и прозрачные отношения с сотрудниками.

«Главный инструмент поиска новых сотрудников, к которому я пришёл сразу и который даёт минимум осечек, — объявления о вакансиях в социальных сетях кофейни. Во-первых, мы получаем гораздо большее количество кандидатов, которые плюс-минус лояльны к нашей компании, знают нас. Во-вторых, мы имеем возможность дать предварительную оценку кандидату и сразу отсечь тех, кто ценностно с нами не сойдется».

Георгий Житинский

Cооснователь и исполнительный директор сети Atlas Coffee, г. Оренбург,

t.me Atlas Coffee Crew

«У моих ребят нет потолка по заработной плате: она напрямую связана с выручкой заведения, и мы постоянно ищем варианты, как мы можем ее увеличить. Они участвуют в разработке новых напитков, предлагают свои идеи, как улучшить те или иные процессы. Мне не страшно оплатить нужные курсы и отправить их на обучение в другой город. В этом году мы начали пробовать участвовать в соревнованиях. Я знаю, что это идёт на пользу сотруднику, компании, кофейной индустрии и индустрии гостеприимства в целом в нашем городе.

За несколько лет наш идеальный кандидат не изменился: мы всё так же ищем людей со схожими с нами ценностями и огнём в глазах, влюблённых в кофе — именно на эти качества мы смотрим в первую очередь. Сейчас в нашей компании работают ребята от 18 до 35 лет — и никто из тех, что постарше, не работал с кофе до прихода к нам. Научить готовить напитки гораздо легче, чем научить заботе о гостях. Это вещь на уровне базовых человеческих ценностей».

Другой историей поделилась моя давняя кофейная знакомая, технический судья чемпионатов, сама опытный бариста, уже несколько лет совладелец кофейни Dose Coffee в Иркутске Алина Фирсова. Она впервые столкнулась с проблемой поиска персонала только в этом году, когда открыла новые точки. До этого у нее была одна кофейня и стабильный коллектив из двух человек. Как призналась Алина, все работало как часы: ребята сами распределяли смены, и если было нужно она приходила на подмогу. Но в один день в начале лета 2023 один из членов команды решает переехать в другой город, а она в этот же момент решилась на открытие второй точки.

«С поиском оказалось все непросто. Требования я предъявляла адекватные: мне важно было, чтобы человека увлекала работа с кофе, было желание общаться с гостями и он/она были достаточно самостоятельны в принятии решений. Сначала, я решила что дело в невысокой зарплате: у меня ниже рынка ставки, но и загруженность небольшая относительно других кофеен. Но даже не говоря о деньгах, оказалось, что многие кандидаты не готовы погружаться в кофе как продукт, им просто неинтересно. Они готовы нажимать на кнопки, работать на поток, но не вовлекаться. Это удивило меня».

Алина Фирсова

Основатель кофеен Dose Coffee, г.Иркутск,

t.me Dose Coffee Club

«Два месяца поисков, неудачные попытки нанять и обучить людей без опыта, моя работа без перерыва на точках, и все-таки у меня получилось найти нужных людей. Взяла студентов на свой риск, что они могут поставить в приоритет учебу. И этот риск оправдался: с сентября я снова в поисках людей в команду. Готова брать без опыта, но именно “живых”, энергичных, с харизмой. Готова учить каждого, если будет понимание, что потом человек за стойкой сможет поднять настроение гостям, создать атмосферу. И да, я подняла зарплату, потому что поняла, что иначе не привлеку нужных мне людей. Для размещения вакансий я использую тематическую группу — это местные ребята, бывшие и действующие бариста, кто в поиске работы. Еще размещаю объявления на HeadHunter и Авито, но оттуда получается небольшой отклик. Помогают в поиске и объявления в соцсетях — личных и кофейни».

В этой статье не будет заключения. В каждом регионе, в каждой конкретной кофейне своя ситуация с кадрами. Я обязательно подниму еще тему изменения имиджа профессии бариста. А пока просто заглядываю в паблик CoffeeMap и вижу, что каждый третий пост этой осенью посвящен объявлению «мы в поисках бариста». И некоторые из них с фразой «рассматриваем кандидатов без опыта, всему научим».

Теги статьи

Выбор организационно-правовой формы кофейни зависит от количества лиц, принимающих решения в бизнесе.

Какую выбрать – зависит от структуры доходов и расходов. Эти показатели рассчитываются в финансовой модели, а далее высчитывается сумма налога при различных системах налогообложения. Для кофейни подходит УСН «доходы 6%» и УСН «доходы минус расходы 15%»

Если себестоимость и постоянные расходы составляют значительную часть от суммы дохода, стоит рассмотреть систему с 15% ставкой. Ставка применяется к сумме, которая осталась после вычета расходов из выручки. Однако стоит заранее знать, что расходная часть должна быть подтверждена документально. Это необходимо для налоговой, чтобы убедиться в том, что предприниматель не завышает уровень расходов и не пытается тем самым снизить налоговые отчисления.

Персонал кофейни: список, обязанности, система мотивации

Сотрудники в сфере обслуживания – один из ключевых факторов успеха. Ведь то, как они встречают и обслуживают гостей – визитная карточка кофейни.

Держать под контролем данный процесс помогут должностные инструкции для каждого сотрудника в связке с системой мотивации.Должностные инструкции могут быть обычным набором обязанностей, а могут содержать подробный план действий, привязанный к конкретной ситуации.

Инструкции для персонала с детальным описанием обязанностей помогут эффективнее справляться с возникающими ситуациями.

Должностные инструкции могут ссылаться на другие нормативные документы, например, на технико-технологические карты (для сотрудников кухни: поваров, пекарей и кондитеров).

«Искать подходящих сотрудников надо через формирование правильного запроса. Определиться, кого хочешь нанять и сколько готов на это тратить. Например, можно нанять профессионала, но с устоявшимися запросами по зарплате, либо нанять неопытного, но желающего развиваться. В первую очередь, в сотруднике важно желание работать и развиваться, так как это настраивает и остальной коллектив.

Сотрудников ищу через группу в Telegram, которую создал сам 1,5 года назад. Называется «Казань Общепит Работа», сейчас там более 9 000 участников. Считаю, на данный момент эта площадка в Казани эффективнее, чем HH.ru и Авито.

Должностные инструкции облегчают работу. Сотрудник подписывает их и чувствует ответственность».

Чтобы сотрудники выполняли должностные обязанности, соблюдали стандарты приготовления и качества обслуживание гостей, действует система мотивации.

Благодаря системе мотивации, за хорошую и качественную работу сотрудник может получить дополнительные бонусы или премию, а за невыполнение своих обязанностей – штраф. Статистика по сотрудникам позволит выявить лояльных сотрудников, готовых работать на пользу себе и кофейне, а также неэффективных, которых стоит заменить.

Чтобы адекватно оценить степень эффективности сотрудника, нужно ставить перед ним реально выполнимые задачи. Для этого нужно рассчитать количество необходимых сотрудников в кофейне и регламентировать зону их ответственности.

Для начала пропишите все услуги, предоставляемые кофейней.

Если планируется услуга доставки, то помимо обеспечения своевременной подачи напитков и блюд гостям, обеспечьте своевременную готовку для клиентов, заказавших доставку.

Решите, нужен ли вам курьер в штате или вы будете пользоваться услугами агрегаторов по доставке (например, Яндекс.Еда)

Определитесь с видом обслуживания клиентов: клиент сам забирает напитки и еду у витрины (часто в кофейнях), либо заказ приносит официант. От этого зависит необходимость в дополнительном сотруднике.

Список сотрудников кофейни и их количество

Для кофейни на 14 посадочных мест с кухней, на которой готовятся закуски, выпечка и кондитерские изделия, необходим следующий стек сотрудников:

Премия (процент от выручки)

К данному списку может добавиться управляющий, который контролирует работу кофейни и решает управленческие вопросы вместе с собственником. Его заработная плата зависит от обязанностей, и часто привязана к % от выручки, т.к. увеличение потока клиентов и выручки – главная миссия управляющего.

Ключевые обязанности персонала:

График работы определяется в зависимости от загруженности каждого сотрудника и время работы заведения. Например, если кофейня работает 12 часов и смена одного сотрудника длится весь день, предпочтительным графиком будет «2 через 2».

Расчет ФОТ на 2 года с учетом страховых взносов и премий в виде процента от продаж можно увидеть в финансовой модели.

Франшизы кофеен на нашем сайте

Купить франшизу кофеен

Финансовый план

Спрогнозировать поступления и расходы нужно до запуска.

Для их расчета, в финансовой модели кофейни на 14 посадочных мест приняты следующие условия:

В финансовом плане кофейни отражены такие разделы:

1. Начальные вложения

Здесь учтены вложения перед запуском: начиная от стоимости регистрации ИП или ООО до резерва на непредвиденные расходы.

Наибольшую долю в структуре инвестиций занимают вложения на покупку оборудования (51%), на 2-ом месте – ремонт помещения.

2. Ежемесячные постоянные и переменные затраты

Самой крупной долей в структуре ежемесячных затрат будет заработная плата персонала и закупка продуктов.

Помимо этих пунктов, нужно оплачивать аренду, коммунальные услуги, услуги подрядных организаций (вывоз ТБО), услуги маркетолога и дизайнера, если таких специалистов нет в штате, и другие сопутствующие расходы.

3. Непредвиденные затраты

Эта статья затрат является своеобразной подушкой безопасности. Как правило, на внезапные расходы закладывают от 10 до 20% от суммы инвестиций: на ремонт кофемашины, на оплату штрафов, на оплату сырья (при повышении на него цен).

4. Прогнозная выручка и прибыль

Запланируйте уровень прибыли и рассчитайте какое количество посетителей нужно обслужить, чтобы достигнуть данного уровня.

По итогам отчетного периода вы сможете сравнить фактические показатели с плановыми и проанализировать насколько они выполнены.

Например, вы не выполнили план по количеству клиентов, но смогли добиться запланированного уровня выручки. Это означает, что ваш средний чек выше, чем вы планировали. Таким образом, целью следующего отчетного периода будет привлечение большего потока клиентов с сохранением качества сервиса и готовой продукции.

5. Срок окупаемости кофейни

Скорость, с которой окупится кофейня, зависит от уровня вложений, количества посетителей, среднего чека и наценки на позиции в меню.

Выделите в своем ассортименте самые рентабельные позиции и разработайте с ними различные предложения (например, «десерт дня»). Таким способом вы обратите внимание гостей на конкретные позиции в меню.

Зарегистрируйте бизнес

Перед запуском кофейни необходимо официально зарегистрировать деятельность. Если планируете открыть заведение с посадочными местами, то самозанятость не подойдёт, так как понадобится нанимать персонал.

Для ведения деятельности в партнёрстве нужно открыть ООО. В других случаях можно зарегистрировать ИП.

В качестве системы налогообложения нужно выбрать такую, при которой нагрузка на бизнес будет минимальной. Чаще всего для кафе подходят патент (только для ИП) и упрощённая система двух видов: УСН «Доходы» и УСН «Доходы минус расходы».

Как ничего не пропустить

Присылаем статьи пару раз в неделю, а ещё новостной дайджест и приветы от Модульбанка.

Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Сделайте ремонт и закупите оборудование

В каком бы отличном состоянии ни находилось арендованное помещение, ремонта избежать не удастся. Мало иметь идеально ровные стены безупречного цвета. Экстерьер кафе должен соответствовать выбранной концепции, а также привлекать клиента своей уникальностью и эргономикой.

Качественные материалы и коммуникации прослужат дольше, нежели ремонт с дешёвыми расходниками. Поэтому не экономьте на материалах, переделывать будет дороже.

На время ремонта договоритесь с владельцем помещения об арендных каникулах, пропишите это условие в договоре. Как правило, двух месяцев будет достаточно, чтобы подготовиться к запуску.

Мебель тоже должна соответствовать выбранной концепции: уютный прованс, минималистичный хай-тек или свободолюбивый лофт.

Закупка оборудования — один из самых ответственных моментов в создании кофейни. Его качество прямо влияет на вкус кофе и желание клиента вернуться снова. Что понадобится для вкусного кофе и десертов:

Факторы риска

1. Увеличение ставки аренды

По разным причинам арендодатель может изменить условия аренды или попросить съехать. Избежать такой ситуации помогут заранее оговоренные и прописанные в договоре условия о фиксированной арендной ставке и сроке договора не менее n-го времени. При нарушении договора обратной стороной, вы сможете оспорить решение в суде.

2. Неверно выбранное месторасположение

Причины могут быть различные: низкий трафик или неподходящая аудитория (по возрасту/предпочтениям). Например, как детское кафе в офисном центре.

3. Изменение трендов на рынке общественного питания

Спрос на продукты питания коррелирует с выходом научных статей о пользе или вреде. Данный факт заметен на примере того, как кофейни стали предлагать альтернативное молоко, а некоторые кафе включили в своё меню блюда с альтернативой мясной продукцией.

4. Колебание цен на сырье

Некоторые производства используют в рецептурах зарубежные ингредиенты. При изменениях курса валюты, цены на некоторые виды товаров могут подскочить. При выборе поставщиков учитывайте этот нюанс и заранее имейте на примете другого поставщика.

5. Несоответствующее качество поставляемой продукции

Сложность отслеживания каждой новой партии может стать большой задачей, ведь вы не всегда контролируете процесс производства полуфабрикатов или замороженной продукции. Выбирайте поставщиков по отзывам и проверяйте качество продукции, ведь ответственность за качество блюда несёт управляющий кофейни.

6. Недостаточная рентабельность

Даже детальные расчеты и прогнозы не смогут ответить на вопрос, какая фактическая рентабельность будет по итогам отчетного периода. Ее снижение относительно плановой может быть спровоцировано случайными факторами, описанными выше.

7. Средний чек ниже рыночных значений

Может быть связан с тем, насколько актуальное меню и насколько комфортно находиться в вашем заведении. Но часть ответственности лежит и на сотруднике, который консультирует гостя. Его задача – заинтересовать клиента в том, чтобы попробовать напиток или блюдо.

Если невозможно поднять средний чек в связи с тем, что в заведение заходит контингент людей, который не готов тратить больше денег на еду и напитки, то увеличить выручку можно за счет доставки или проведения в кофейне мероприятий.

8. Негативные отзывы, которые снижают рейтинг

Чем больше у заведения посетителей, тем сложнее угодить потребностям каждого. При появлении недовольных клиентов, ситуации требует разбора и работы над ошибками. Можно сделать подарок клиенту, чтобы сгладить негативное впечатление.

9. Непрофессионализм сотрудников

Часть конфликтов с гостями, несоответствие блюд и напитков должному качеству, зависит от уровня ответственности и профессионализма сотрудников. Данный пункт всегда будет лотереей, потому что человеческий фактор не отменить. Подбирайте ответственных людей, даже если принимаете сотрудников без опыта.

10. Поломка дорогостоящего оборудования

Непредвиденные расходы могут изменить планы по запуску масштабной рекламной кампании или закупке сырья. Резерв средств на незапланированные расходы поможет не останавливать деятельность в подобных ситуациях.

11. Наличие рядом прямых и косвенных конкурентов

Конкуренты могут располагаться рядом как до вашего открытия, так и запуститься после вас. Набирайте базу постоянных клиентов, которые возвращаются не только за экономией, но и за вкусом и атмосферой.

12. Изменение системы налогообложения

Такие законодательные меры могут привести к увеличению доли отчислений налогов и сборов или увеличению цен на продукцию. К примеру, увеличение ставки НДС приводит к таким последствиям: возрастают цены у подрядчиков и поставщиков, растут цены конечных производителей.

13. Введение временных законодательных ограничений

Ограничения могут быть связаны с эпидемиологической обстановкой и ограничивать привычный режим работы кофейни. Наличие нескольких источников дохода и готовность изменения концепции работы, поможет сохранить деятельность кофейни.

«Рисков и сложностей много. Во-первых, закрыться и потерять вложенные ресурсы. Сейчас такое время: то пандемия, то ограничения с QR-кодами, то политические ситуации. Это сказывается на настроении людей, их активности, и, соответственно, на общепите.

Если начинаете думать о своем кафе, нужно понять, что вы будете делать, для кого и как – вот 3 совета. Обязательно нужен бизнес-план. Я сам с этим столкнулся, когда некоторые вещи не были учтены, а потом приходилось возвращаться и доделывать. Поэтому, не нужно откладывать в долгий ящик. Если есть возможность – сделай. Нужно быть внимательным ко всем событиям, которые могут касаться твоего бизнеса (будущего или настоящего), всегда держать руку на пульсе».

Финансовый план кофейни

Составьте меню и кофейную карту

Если хотите обеспечить поток лояльных клиентов, предлагайте самый вкусный кофе и десерты. Разработайте кофейную карту конкретно под вашу целевую аудиторию, это помогает отделиться от конкурентов. А широкий ассортимент позволяет увеличить обороты кофейни.

Поиск поставщиков

Несколько шагов, которые помогут найти надёжных поставщиков с качественным зерном:

Продажи и маркетинг

Драйвером развития кофейни будет прописанный маркетинговый план. Поставьте конкретные и достижимые цели, которые возможно будет оценить после запуска рекламы и системы лояльности.

В основании маркетинговой упаковки лежит выбранная концепция и понимание своей аудитории. Разработка брендбука позволит клиентам узнавать вас из тысячи других заведений через фирменные цвета и элементы:

Зная аудиторию и её поведение, вы сможете подобрать самый эффективный способ продвижения (рекламные каналы + посыл вашего предложения).

Точки касания с посетителем кофейни, который зашел полноценно перекусить и отдохнуть могут быть такими:

Точек касания с гостем, который проходил мимо и зашел по пути за кофе или выпечкой, будет меньше:

Для этого нужно разобраться из каких источников ЦА получает новую информацию. Их может быть несколько:

Сформировать уникальный посыл поможет понимание интересов и «болей» вашей аудитории. У студентов, сотрудников офисов и семей с детьми они могут быть очень разнообразны:

Интересы и «боли» ЦА

Найти место для удаленной работыБесплатный Wi-FiСтолики с розетками

Экономия денежных средствСкидка на вторую позицию менюБонусы

Сделать красивое фото для соц. сетейАвторский интерьерЭстетичная подача кофе и блюд

Провести время с детьмиДетская зонаДетское меню

Привлечь первых клиентов и наладить контакт с аудиторией помогут специальные акции и предложения.

А сколько из них захотят вернуться? Система лояльности в этом случае играет решающую роль.

В кофейнях распространены карты лояльности, которые дают гостю скидку, баллы или позволяют получать каждый шестой напиток в подарок. Благодаря таким приятным бонусам гости могут стать постоянными и начать выбирать вас вместо конкурентов.

«Система лояльности у нас состоит из скидок и бонусов. То есть, человек регистрируется, получает приветственный бонус и далее 5% от покупки ему возвращается на счет бонусами, которыми он может оплачивать следующие покупки в кафе. Скидки действуют, если посетитель приходит по флаеру».

Чтобы иметь базу данных о ваших клиентах, статистику по выручке и количеству заказов, касса интегрируется с ERP и/или CRM-системой.

Структура выручки и продаж зависит от позиций в меню и дополнительных услуг, которые предлагает кофейня.

Классическое меню будет состоять из данных позиций:

В качестве дополнительных услуг:

В нише общественного питания присутствует сезонность. Например, горячие напитки более популярны в холодное время года, а в летнее – прохладительные. В январе заполняемость зала с посадочными местами выше в виду праздников, а в летний период предпочтительными становятся открытые веранды.

Количество поисковых запросов согласно Яндекс.Wordstat:

Понимая особенности бизнес-модели, можно предугадывать тенденции и заранее планировать маркетинговые активности на период сезонного подъема и спада.

Маркетинговая политика, которая позволит выровнять сезонный спад:

При расчете на старте планируемой выручки, стоит учесть то, что заполняемость может не быть сразу стопроцентной. Заранее запланируйте темп выхода на плановые показатели, чтобы спрогнозировать выручку и планируемые затраты.

Учитывая сезонность продаж и выход на плановые показатели кофейни в течение 1 года, график с ожидаемой выручкой будет выглядеть следующим образом:

Как внедрить систему мотивации на практике

С помощью опросников, анкет и интервьюирования сотрудников выясните, какие финансовые и нематериальные стимулы интересуют коллектив.

На основе полученных данных составьте систему поощрений и бонусов, определите условия их получения, периодичность и последовательность.

Подсчитайте, какую сумму придется заложить в бюджет на обучение сотрудников, премирование, ДМС, тимбилдинг и другие инструменты мотивации.

Проинформируйте персонал о новых правилах работы и грядущих изменениях. Определите пробный период использования системы мотивации, по результатам которого оцените затраты и полученную выгоду для предприятия.

Наблюдайте за реакцией коллектива. Если конкретный бонус не вызывает у сотрудников энтузиазма, не работает для них как стимул, смело отменяйте и пробуйте что-то другое.

Организовать эффективную работу кофейни еще проще с платформой CafeStore от Модульбанка!

CafeStore – это платформа для развития кофейни, которая полностью закрывает потребности предпринимателя — на 95% небанковские и даже нефинансовые.

CafeStore включает в себя большой маркетплейс кофе, еды и расходников для кофейни со скидками до 40% от рынка, административную и софтверную обвязку – от специализированной бухгалтерии до сервисов складского учета. Модульбанк делает логистику товаров для кофейни по всей стране, берет на себя ремонт кофейного оборудования, учит бариста.

Теперь владельцам кофеен не нужно устанавливать множество программ — все есть в платформе CafeStore.

Свежие статьи

Не пошли за всеми и выиграли: семь концептуальных брендов украшений из России

Предприниматели, превратившие творчество в бизнес

«Мы продаем не просто мед, а опыт владения ульем»

История онлайн-сервиса «Пчелошеринг»

Как сдать заведение в аренду под праздник

Что предложить кроме меню, где рекламироваться и что указать в договоре

Как общепиту работать с ХАССП

Большая инструкция, как снизить риск массовых отравлений, для всех, кто работает с едой

Сотрудник получил травму на работе. Как провести расследование?

И что грозит работодателю, который этого не сделает

Как устроен рынок крафтовых сыроварен

Сколько стоит ошибка сыровара при отборе молока и как туризм влияет на продажи сыра

WIN-WIN COFFEE. Кофейные напитки, вдохновленные вином

Созданы автором блога Кофенация

Попробовать на вкус