Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей. Кофе

Вопрос 1. поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Говоря о важности организации времени в Теме 1, мы отмечали, что одной из главных характеристик времени как ресурса является его невосполнимость. Именно поэтому время часто называют редким ресурсом: время есть у каждого человека, но далеко не каждый умеет им управлять и грамотно распоряжаться.

Все у нас … чужое, одно лишь время – наша собственность.

Только время, ускользающее и текучее, дала нам во владение

природа, но и его кто хочет, тот и отнимет.

Сенека

Кто или что ворует наше время? Древние греки называли поглотителей времени хронофагами.[4]

! Поглотители времени (хронофаги) – неэффективно организованные процессы, ведущие к потерям времени.

Вот примерный список поглотителей времени. Прочитайте его внимательно, здесь может отыскаться и та причина, по которой вам иногда не хватает времени.

Поглотители времени:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытки слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие представления о предстоящих задачах.

5. Неправильное планирование дня.

6. Заваленный письменный стол.

7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы.

8. Дорога.

9. Недостаток мотивации.

10. Телефонные звонки, отрывающие от дела.

11. Поиски записей, адресов, телефонов.

12. Недостаток кооперации.

13. Незапланированные посетители.

14. Неспособность сказать «нет».

15. Наличие неполной или запоздалой информации.

16. Отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на чай, кофе).

17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение на внешние факторы.

19. Затяжные совещания, собрания.

20. Недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам.

21. Просмотр телевизора, фильмов.

22. Разговоры на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром откладывания.

26. Желание знать все факты.

27. Длительное ожидание (очереди).

28. Спешка, нетерпение.

29. Слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие).

30. Недостаточный контроль над делегированием.

31. Нечеткая обратная связь или ее отсутствие.

Часть этих хронофагов обусловлена внешними обстоятельствами, с которыми трудно что-либо сделать (например, пробки на дорогах, внезапное отключение электричества и т.д.).

Вторая часть поглотителей времени часто связана с действиями других людей (например, нечетко поставленная руководителем задача, внезапные посетители, незапланированные звонки и др.) или с организацией процессов деятельности (долгие совещания, непродуктивные собрания и т.д.).

К сожалению, достаточно часто ворами времени являемся мы сами. Теряя минуты, часы, дни, мы обкрадываем сами себя, свою жизнь, хотя не всегда это осознаем и замечаем.

!Таким образом, исходя из возможностей контроля над поглотителями времени, можно определить следующие группы хронофагов.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Внешние обстоятельства – поглотители времени, находящиеся вне зоны нашего личного контроля. К ним могут быть отнесены любые форс-мажоры, дорожные пробки, очереди, неэффективно выстроенные бизнес-процессы и т.д. Напрямую на них повлиять практически невозможно. Однако в этом случае необходимо подумать, как защитить свое время от потерь. Например, попав в пробку, можно использовать это время на чтение, разбор почты, исходящие звонки и т.д.

Неэффективная организация процессов – поглотители времени, которые частично находятся в зоне нашего контроля и воздействия. Мы не можем полностью избавиться от незапланированных звонков или электронных писем, повлиять сразу и на всех адресатов, но имеем возможность так организовать свою деятельность, чтобы оградить собственное время от потерь. Попробуйте установить правила взаимодействия, которые помогут решить эту задачу. Например, руководитель отдела небольшой компании может объявить время с 13.00 до 14.00 часом открытых дверей, когда его могут посетить все желающие, а в остальное время принимать только по предварительной записи. Таким образом он оградит свое время от внезапных порывов подчиненных ворваться с любым вопросом в любое удобное для них время. Возможно, подобные меры не позволят полностью справиться с системной проблемой, но помогут использовать свое время более эффективно. Постепенно эти правила примутся окружающими, что облегчит задачу минимизации потерь времени.

Личные хронофаги – поглотители времени, которые находятся в зоне нашего полного контроля, следовательно, мы можем на них воздействовать. Необходимо только выйти из компьютерной игры или выключить телевизор, сократить время телефонных разговоров или не отвлекаться на чаты, когда пишешь реферат, и т.д.

!По характеру «расхищения» времени, поглотители могут быть разделены на 4 основных вида.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Ожидания и опоздания. Своеобразные «черные дыры» времени, в которые утекает наше время (в очередях, пробках, в ожидании принятия решения или ответного письма и т.д.). Нужно использовать это время как неожиданно возникший резерв.

Опаздывая сдать свою часть работы в срок, один человек может поставить под угрозу своевременное выполнение всей работы команды. Также этот хронофаг тесно связан с ожиданиями: если один опаздывает, другие вынуждены ждать. Таким образом один поглотитель времени порождает второй. Опоздания – один из самых опасных поглотителей времени, так как многие воспринимают их как нечто незначительное. Но опоздание на важные переговоры или презентацию могут привести к неприятным последствиям: срыву контракта, проигранной конкурентам борьбе за выгодного клиента. Слишком высокая цена за опоздание на 5 минут.

Прерывания. Внезапные звонки, посещения и др. Кто-то отвлек вас вопросом – и вот уже утекают драгоценные минуты. Это внешние поглотители, но на них можно влиять, поэтому регламентируем свои взаимоотношения с окружающими, устанавливая правила взаимодействия.

Отвлечения. Похожи на прерывания, только в данном случае мы отвлекаемся сами: зашли в Интернете для поиска материала для проекта, но для начала решили проверить почту и увлеклись перепиской. Открыли нужный сайт, на глаза попался красивый баннер или интересная новость, которые невозможно не посмотреть. В итоге несколько потраченных впустую часов, переизбыток ненужной информации. Поглотители отвлечения лежат в зоне нашего полного контроля, и никто не мешает избавиться от них полностью, поэтому виноват в подобных ситуациях только сам человек, бесцельно потративший свое время вместо того, чтобы искать необходимые сведения.

Откладывание на «потом». Привычка откладывать все на последний момент имеет свое название – прокрастинация. Причины этого явления могут быть различными:

· страшно браться за предстоящее дело, так как оно сложное;

· непонятно, с чего начать, поэтому откладываем до последнего момента;

· недооценка ресурса времени: кажется, что все успеем даже в самый последний момент, но в результате времени не хватает;

· недооценка сложности задачи: на первый взгляд задача показалась легкой, отложили ее решение на «потом», кода приступили к выполнению, оказалось, что и задача сложнее, и ресурсов не хватает, и сроки поджимают.

§

Прежде чем начать борьбу за сохранение своего времени, необходимо четко определить, в чем именно заключаются наши хронофаги: «Врага надо знать в лицо». Для этого необходимо заглянуть в зеркало, показывающее наши расходы времени. В тайм-менеджменте таким зеркалом является хронометраж.

! Хронометраж – учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации, дающий материал для анализа и принятия решений и являющийся инструментом повышения эффективности мышления.

Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все расходы времени на различные виды деятельности.

Хронометраж помогает решить следующие задачи:

· определить, на что тратится время;

· изыскать первые резервы времени;

· выработать чувство эффективности, чувство времени.

В западном классическом тайм-менеджменте хронометраж рассматривается только как этап сбора данных, необходимых для планирования. В отечественном тайм-менеджменте подход к хронометражу несколько иной: хронометраж становится мощным инструментом выработки чувства времени и, как следствие, мышления, направленного на эффективность.

Вопрос 3. Техника полного хронометража.

Техника полного хронометража состоит из трех основных шагов.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Шаг 1.

Возьмите небольшой блокнот или записную книжку, которые вы будете использовать для ведения записей по учету расходов времени в течение дня (листочки и стикеры лучше не использовать, так как они имеют тенденцию теряться). Лучше, если это будет блокнот карманного формата, его удобно всегда носить с собой. Записывайте все дела длительностью от 10 до 15 минут. Каждый раз при смене видов деятельности останавливайтесь на 1–2 минуты и записывайте все, что было сделано за этот период. Постепенно это войдет в привычку и поможет более осознанно относиться ко всем делам и задачам, которые мы выполняем в течение дня.

Самый простой способ – способ фиксирования начала и окончания любого дела. С него стоит начинать, когда еще не выработалась привычка записывать все расходы времени в течение дня (Пример 1).

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Однако, из данной формы не вполне понятно, относится ли время, затраченное на то или иное дело, к поглотителям или оно было использовано эффективно. Поэтому предпочтительней использовать форму для записи данных, состоящую из четырех столбцов (Пример 2).

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Из данных комментариев сразу становится видно, где «прячется» поглотитель времени (вместо внесения необходимых данных – общение в чате). Комментарии помогают четко определить поглотителей времени, установить, в какой зоне контроля они находятся и, следовательно, выбрать оптимальные способы минимизации расходов времени на непродуктивные процессы.

Шаг 2.

Выбираем показатели, которые будем отслеживать в следующем шаге техники хронометража. Такими показателями могут являться:

· любой поглотитель времени, который удалось выявить в процессе ведения учета затрат времени;

· любое важное, полезное дело, на которое не хватает времени;

· любое желаемое действие, до которого «не доходят руки»;

· любое ресурсное занятие (дело для души), дающее положительные эмоции, силы, энергию, но на которое совершенно нет времени.

Таким образом, любая цель может быть переформулирована и стать показателем для хронометража.

Примеры:

ЦЕЛЬ
(что хотим изменить, какого результата достичь)
ПОКАЗАТЕЛЬ
(что будем отслеживать с помощью хронометража)
Хочу меньше времени тратить на компьютерные игры. Количество времени в день, потраченное на компьютерные игры.
Хочу больше времени уделять дипломному проекту. Количество времени в день, которое уделяю подготовке и написанию диплому.

Шаг 3.

На основании данных, полученных в процессе ведения хронометража, строим график динамики изменений показателей. График дает возможность наглядно увидеть происходящие изменения (или их отсутствие) и в случае необходимости внести коррективы в тактику борьбы с хронофагами (попробовать другие способы и приемы).

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Например, с помощью данного графика отслеживаем динамику такого показателя, как «время, затраченное на просмотр телевизора», отнесенного к разряду поглотителей. На графике наглядно представлено, что, если в первый день на просмотр телепередач ушло 2 часа (120мин.), то к концу первой недели ведения хронометража сократилось до 45 минут. Таким образом, количество высвобожденного резерва времени составило 1 час 15 минут (75 мин.).

Для большей наглядности можно совместить на одном графике два показателя. Возьмем в качестве примера тот же самый поглотитель, что и в предыдущем случае (просмотр телевизора), и в качестве второго показателя выберем время, которое каждый день уделяется изучению английского языка. Теперь наш график будет выглядеть следующим образом:

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Из графика видно, что если в первые дни на изучение английского языка было затрачено менее 20 минут, а на просмотр телевизионных программ – 120–80 минут, то к концу недели показатели изменились. Время на поглотитель сократилось до 45 минут, а высвобожденные резервы времени (1час 15 минут) были использованы для изучения языка.

§

Вспомните свой типовой рабочий день.

1. Запишите все дела, задачи, действия этого дня, которые можете отнести к разряду поглотителей времени, в левую колонку таблицы (минимум три). При необходимости поясните, почему это дело, действие, задачу вы рассматриваете как потерю времени?

2. В колонку рядом запишите причины возникновения данной потери времени.

3. В правой колонке запишите, какие способы борьбы с данным хронофагом вы уже применяете или планируете применить, какие меры, на ваш взгляд, наиболее подойдут для успешной борьбы с данным поглотителем времени?

Внимание!Старайтесь избегать советов и предложений по минимизации затрат времени по принципу: «Надо это вообще не делать».

Обратите внимание, что используемое время можно разделить на три категории:

1. Использовано эффективно (есть результат).

2. Нейтральный результат (необходимые издержки затрат времени на дорогу, завтраки-обеды, умывания-одевания). Здесь подход «взять и отказаться» точно не подойдет. Скорее, стоит рассмотреть вариант возможности снижения затрат времени на выполняемое действие.

3. Использовано неэффективно (хронофаги). Вот здесь допустимы различные варианты оптимизации: от сокращения расходов времени до полного исключения из орбиты наших дел.

Образец:

Мой рабочий хронофаг Причины потери времени Меры по устранению
Заполняла счета за Егорову.
Она плохо в этом разбирается, легче сделать самой, хотя это не моя функциональная обязанность. Из-за этого я не успеваю дописать свой отчет уже второй день.
Боюсь делегировать задачи, стараюсь контролировать все, хотя это невозможно. Привыкла брать все на себя. Учиться делегировать (изучить вопросы делегирования в тайм-менеджменте). Инвестировать время и объяснить один раз, как надо делать, с условием, что за последующие ошибки отвечать будете уже не вы. И, наверное, надо перестать принимать от подчиненных работу с недоделками, так как на их устранение уходит ваше время.

Задание №2.

Прочитайте выдержки из хронокарты сотрудника банка. Определите наличие поглотителей времени, подсчитайте количество времени, растраченного впустую. Предложите свои варианты мер по устранению потерь. Подсчитайте примерный выигрыш во времени от их применения.

Время начала и окончания Длительность Вид работы
7.45–9.00 1.15 Дорога.
9.10–10.26 1.16 Работа с почтой, ответ на письма заместителя. управляющего, мониторинг выполнения решений совещаний.
10.30–10.45 Визит (незапланированный) руководителя дополнительного офиса, который жаловался на сложности кадровых назначений. Посочувствовала.
10.45–11.10 Назначение встреч и совещаний в календаре/параллельно распечатала книгу про Outlook.
11.10–11.15 Векселя. Надо с ними срочно разобраться. Назначила задачу Астахову.
11.15–11.45 Зашел бывший сотрудник. Поделился впечатлениями от нового места работы.
11.45–11.50 Позвонила Шмакову, назначила встречу по возможному сотрудничеству.
11.50–12.15 Дооформила распоряжение (хотя это задача Крутиковой).
12.15–12.35 ??? что делала.
12.35–13.00 ПОЧТА, ТЕЛ. РАЗГОВОРЫ.
13.00–13.30 Запрос Журавлевой о налогах.
13.30–14-00 Корректировка письма по налоговым последствиям.
14.00–14.28 ОБЕД.

Задание №3.

Переформулируйте приведенные ниже цели в показатели хронометража:

· Меньше задерживаться после работы для доделки невыполненного.

· Найти время на освоение программы Mind Management.

· Начать писать курсовую работу.

· Добавить время на мониторинг задач.

· Найти время на подготовку расчетов по новому проекту.

Задание №4.

Скопируйте задание в документ Word. Определите, какие из приведенных задач являются хронофагами, а какие – нет (поставьте отметку в нужную ячейку). Объясните свое решение, написав обоснование в правом столбце.

Время Задача Хронофагом
является не является потому что …
12.00–14.40 Совещание, обсуждали вопрос опозданий сотрудников.      
11.00–11.20 Выгуливал собаку.      
13.00–13.27 Дозванивался до организаторов выставки, узнавал способы и условия оплаты выставочного места. Лучше меня никто не сделает (но это задача руководителя отдела PRи рекламы, в штате есть офис-менеджер и 6 человек подчиненных).      
12.00–14.40 Совещание, решали вопрос опозданий сотрудников, выработали меры по устранению явления.      
8.30–10.05 Дорога до работы.      

!С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:

1. Способы минимизации неэффективных расходов времени.

2. Техника сокращенного хронометража.

3. Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления.

Тема 3. Контекстное планирование. Планирование дня

Вопросы темы:

1. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время.

2. Два типа задач.

3. Определение понятия «контекст».

4. Основные типы контекстов.

5. Определение и задачи понятия «задачное планирование».

6. Техника контекстного планирования.

7. Инструменты контекстного планирования.

8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.

9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

· инструменты планирования и особенности их применения;

· особенности и преимущества контекстного планирования;

· различные подходы к планированию времени и их особенности;

· различия между линейным и нелинейным временем;

· группы контекстов и их использование для планирования;

уметь:

· составлять план на день;

· определять различные типы контекстов;

· применять алгоритм планирования дня в своем ежедневном планировании;

· использовать технику контекстного планирования для повышения собственной эффективности;

· планировать дела и задачи с учетом трех типов задач.

Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· хронос и кайрос;

· жесткие задачи;

· гибкие задачи;

· бюджетируемые задачи;

· контекст;

· группы контекстов;

· контекстное планирование;

· алгоритм планирования;

· правило бюджетирования времени.

Полученные знания будут вам полезны:

· при планировании дел и задач различного типа;

· при планировании своего дня и анализе ситуаций;

· при управлении своими задачами и делами для повышении быстроты реагирования на изменения ситуаций.

§

Каждый день на нас сваливаются все новые задачи, объем информации растет, кажется, что времени на все не хватает. В панике мы хватаемся за все дела подряд, не укладываемся в сроки, а не можем понять, куда ушло время?

Почему же бывает так трудно составить хороший план, даже имея цель? При слове «планирование» наш мозг услужливо добавляет «жесткое», «детальное». Неосознанно планирование связывается в нашем представлении с «расписанием», «графиком», «распорядком». Под влиянием этих стереотипов под планированием обычно понимается жесткая постановка задач с четкой привязкой к определенному времени. Такой план часто не соответствует хаотично меняющейся обстановке и непредсказуемым поворотам жизни. Только мы распишем весь день по часам и минутам, как обязательно происходит нечто незапланированное и неожиданное, ломающее самый точный и детальный план.

Спланируйте следующие задачи:

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Уместились ли все задачи в один день?

Какой получилась продолжительность рабочего дня?

Учитывали ли вы продолжительность выполнения некоторых задач?

Совещание длится какое-то время (и в это время невозможно выполнять другие задачи), встреча с потенциальным поставщиком требует временных затрат на дорогу в оба конца.

Не получилось ли накладок в вашем плане, наложений одной задачи на другую?

… Прошло некоторое время, появилась необходимость внести коррективы в план. Попробуйте сделать это.

Как сказались изменения на плане?

Когда вы вносили изменения в план, возникало ли у вас желание часть задач перенести на другой день?

Возникали ли сомнения, что все перечисленные задачи можно записать под конкретное время?

Давайте вернемся к теории и посмотрим, как можно повысить эффективность планирования.

Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени.

– Если буду в магазине, нужно не забыть оплатить мобильный.

– Когда встречу преподавателя, необходимо узнать о времени консультации по диплому.

– Буду на кафедре, надо уточнить время и место проведения научной конференции.

Под каким часом записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить напоминание в мобильном телефоне или Outlook? Как вспомнить о делах в нужное время? Как определить наиболее благоприятное время для решения задачи, не привязанной к определенному дню и часу?

Разобраться с этой проблемой нам помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени.

!Первое – «хронос», привычное нам линейное, измеримое, механическое время. Именно для упорядочения этого времени приспособлены обычные ежедневники и органайзеры. Второе обозначение времени – «кайрос», удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. «Кайросы», удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностьювремени. Речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Вопрос 2. Два типа задач.

Все дела и задачи, привязанные к конкретному времени (хронос), называются жесткими.

! Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.

С понятием «кайрос» связано большинство не привязанных жестко к определенному времени дел. Такие дела и задачи называются гибкими.

! Гибкие задачи – задачи, привязанные к контекстам (условиям, обстоятельствам).

Выполните задание.

Определите, какие задачи из списка являются жесткими, а какие – гибкими? По предложенному образцу сделайте сетку времени в документе Word, внесите в нее из списка только жесткие задачи.

9.00  
10.00  
11.00  
12.00  
13.00  
14.00  
15.00  
16.00  
17.00  
18.00  
19.00  
20.00  
21.00  
22.00  
23.00  

Список задач:

12.30 позвонить поставщику, уточнить сроки.
Подготовить документы для заключения договора.
15.10 -16.20 провести презентацию у клиента.
Оплатить мобильный.
Заказать авиабилеты.
9.00 – 9.15 – планерка.
Купить новый ежедневник.
Подать заявку в тех. отдел.
Закончить недельный отчет.
Сдать недельный отчет.
Подобрать статистику для отчета.
Если зав. отделом приедет из командировки сегодня,
попросить у нее данные для проекта.
Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.
Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.
Проверить правильность реквизитов.
Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00.
Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь с ремонтом.

§

! Все контексты условно можно разделить на четыре типа:

1. Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если я буду в банке», «когда я буду в институте», «не забыть купить в магазине», «когда окажусь в офисе», «дома» и т.д.

Предлагаем ознакомиться:  Виды и разновидности кофейных зерен и напитков

2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком, группой людей. Примеры: «если я увижу преподавателя», «когда зайдет приятель».

3. Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая независящие от меня обстоятельства Примеры: «если примут закон», «когда изменятся правила», «если будет хорошая погода», «если у начальника будет хорошее настроение».

4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от моего состояния. Примеры: «если будет прилив творческого вдохновения», «когда я чувствую себя больным / здоровым», «если будет настроение», «когда я почувствую в себе силы» и т.д.

!Выполните задание, скопировав условия в документ Word. Определите, к какому типу контекстов можно отнести условия следующих гибких задач?

1. Если на выходные будет солнце, будем полоть морковку; если – дождь, устроим уборку в доме.

2. Если совет директоров будет в полном составе, принять решение по бюджету нового проекта. Надо будет купить новый аудиокурс по риторике по дороге с работы.

3. Если наш партнер приедет на выставку, обсудить с ним новые условия.

4. Когда будет прилив вдохновения, надо сделать новые слайды для презентации.

5. Примут изменения в таможенное законодательство –внести поправки в условия контракта.

6. Когда буду в командировке в Санкт-Петербурге, сходить в Эрмитаж.

7. Когда трудно настроиться на творческую работу –почищу папку «Входящие».

М – контекст места;

Вн – внутренние обстоятельства;

В – внешние обстоятельтва;

Ч – человек / группа людей.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Работая над собственным планом, важно выделять наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно использовать те возможности, которые они открывают.

Таким образом, применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на любые изменения ситуации и использовать их для решения стоящих перед нами задач. Решить эту задачу помогает контекстное планирование.

Вопрос 5. Определение и задачи понятия «контекстное планирование».

! Контекстное планирование в тайм-менеджменте – это способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее заданное.

Контекстное планирование учитывает не столько временные рамки, сколько наличие определенных условий, благоприятных для решения конкретной задачи. Использование техники контекстного планирования способно увеличить гибкость реагирования, что чрезвычайно важно в ситуациях неопределенности, так как повышает эффективность деятельности человека (максимум результата при минимуме усилий). При этом сохраняется возможность быстро корректировать планы в случае необходимости. Важно, что это происходит без потери информации о делах и задачах, о которых можно забыть и с удивлением вспомнить об их существовании в самый последний момент, когда предпринимать меры уже поздно. Контекстное планирование дает представление обо всей совокупности дел и задач, жестко не привязанных к конкретному времени, позволяет выстраивать общую картину необходимых действий по их реализации, приучает мыслить эффективно, видеть и использовать возможности для решения задач, выполнения дел, а в конечном итоге – для достижения своих целей.

Вопрос 6. Техника контекстного планирования.

Техника контекстного планирования состоит из трех шагов:

1. Выделение типовых личных контекстов, наиболее актуальных для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности (как правило, достаточно 5–9).

2. Составление списка задач под каждый контекст.

3. При приближении контекста просмотр списка соответствующих этому контексту задач.

Шаг 1. Определите для себя те контексты, которые чаще всего повторяются, наиболее характерны для вашей жизни в настоящий момент. Например, для менеджера отдела продаж, обучающегося на вечернем отделении, могут быть характерны такие контексты, как: «Офис», «Руководитель», «Клиенты», «Институт» и др. Конечно, не стоит забывать о том, что менеджер в первую очередь человек: у него есть «Дом», «Семья», «Друзья», периодически случается «Отпуск», какое-то количество времени он проводит в «Дороге». И этим условиям тоже соответствуют определенные задачи, которые уместно решать при наступлении подходящего контекста.

Шаг 2. Выполняется в два этапа: сначала составляется список всех гибких задач, а затем задачи разбиваются на тематические группы и записываются в нужный раздел (контекст). Таким образом происходит систематизация общего списка по разделам (контекстам).

Шаг 3. При наступлении или приближении того или иного контекста просматриваются задачи соответствующего раздела. Так можно минимизировать затраты усилий и времени на поиск нужной задачи: если выделено 5 контекстов, в каждом из которых записано по 4–7 различных гибких задач, просмотреть список из четырех или семи задач легче, чем лихорадочно искать нужную запись в неструктурированном списке из 20–30 пунктов. При этом значительно снижается риск потери нужной информации о предстоящих делах и задачах, что существенно увеличивает эффективность самоорганизации.

Регулярное ведение контекстного планирования способствует выработке внутреннего чувства приближения нужного контекста и обеспечивает просмотр необходимого раздела в подходящий момент, что быстро входит в привычку.

Вопрос 7. Инструменты контекстного планирования.

К основным инструментам, с помощью которых мы можем создать свою систему контекстного планирования, относятся:

· ежедневник;

· стикеры, закладки для гибких задач;

· доски контекстного планирования.

Система контекстного планирования может быть налажена в любом обычном ежедневнике. Для этого следует выявить основные контексты так, как это делается в первом шаге контекстного планирования. В ежедневнике создаются разделы, соответствующие этим контекстам, в которые записываются соответствующие необходимые дела и задачи. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в нужный раздел ежедневника или органайзера и просмотреть список дел.

Другой способ управления кайросовыми задачами осуществляется с помощью стикеров. Гибкие задачи выписываются на стикеры, которые приклеиваются либо на соответствующую страницу ежедневника, либо на специальную закладку для кайросовых задач. Такая система позволяет определять приоритетность той или иной задачи, используя стикеры разных цветов. При этом не нужно постоянно переписывать задачи, переходящие изо дня в день в связи с отсутствием «кайроса» и вычеркивать выполненные задания. Если задача переносится на другой день, достаточно переклеить стикер на нужную страницу или просто переложить закладку.

Доски для контекстного планирования.

Это наиболее наглядный инструмент планирования, который особенно удобен для командной работы. Материалом для доски может служить белая магнитная доска, лист ватмана и др. Важно помнить, что доска планирования отлично подходит и для организации личного планирования. Участок стены, увешанный стикерами, пробковая доска над рабочим местом, дверца холодильника – это тоже доски планирования. Использование данного инструмента планирования позволяет связать несколько контекстов.

В качестве инструмента планирования также довольно часто используется Outlook, ставший инструментом корпоративного планирования во многих компаниях.[5] Смартфоны, КПК и другие средства автоматизации планирования также могут быть выбраны в качестве инструментов. Важен не носитель, которым мы пользуемся, а применение техники эффективного планирования, методика использования контекстов. Инструмент же каждый выбирает для себя, исходя из своих привычек и предпочтений.

§

Как же спланировать свою деятельность таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Нужно планировать свой день.

Планируя свой день, мы учитываем два типа задач:

· Жесткие – привязанные к определенному времени.

· Гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

Но есть такие задачи, на выполнение которых требуется определенный ресурс времени. Например, подготовку и расчет бюджета по новому проекту за 10 минут не сделаешь, потребуется как минимум 2–3 часа в течение нескольких дней, чтобы подготовить все необходимые материалы, перепроверить расчеты и избежать ошибок. Как быть с такими задачами? К какому типу задач их отнести? Таким образом, возникает необходимость в выделении третьего типа задач – бюджетируемых.

! Бюджетируемые задачи– крупные, времяемкие задачи, жестко не привязанные ко времени. Они требуют определения количества времени, необходимого для их выполнения.

Выполните задание.

Скопируйте условия задания в Word. Определите, какие из приведенных задач являются бюджетируемыми (требуют значительного ресурса времени для их выполнения)? Выделите бюджетируемые задачи зеленым цветом (шрифт или заливка).

1. Подписать документы для заключения договора.

2. Подать заявку в тех. отдел.

3. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.

4. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.

5. Оплатить мобильный.

6. Заказать авиа билеты.

7. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.

8. Закончить недельный отчет.

9. Составить аналитический обзор источников по теме проекта.

10. Сдать недельный отчет.

11. Проверить правильность реквизитов в соглашении о сотрудничестве.

12. Подобрать статистику для отчета.

Вопрос 9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.

При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими, и бюджетируемыми задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.

!Рассмотрим шаги выполнения алгоритма на примере самого простого инструмента планирования – ежедневника:

1. На сетке времени в ежедневнике (или в календаре в Outlook) отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами.

3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые, работающие на ключевые стратегические цели и задачи (не более 2–3 задач).

4. «Бюджетируем» время на крупные гибкие задачи. Рядом с задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения.

5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем. Невыполненные задачи переносим на следующий день.

Выполните задание.

Скопируйте условия задания в документ Word. Составьте план на день, используя алгоритм планирования жестко-гибких задач (кроме последнего шага).

9.00  
10.00  
11.00  
12.00  
13.00  
14.00  
15.00  
16.00  
17.00  
18.00  
19.00  
20.00  
21.00  
22.00  
23.00  

Список задач:

1. Подписать документы для заключения договора.

2. 15.10 -16.20 провести презентацию у клиента.

3. Оплатить мобильный.

4. Купить новый ежедневник.

5. Заказать авиабилеты.

6. Подать заявку в тех. отдел.

a. 9.00 – 9.15 – планерка.

7. Закончить недельный отчет.

8. Сдать недельный отчет.

9. Подобрать статистику для отчета.

10. Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.

11. Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.

12. Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.

13. Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь с ремонтом.

14. Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00.

15. Проверить правильность реквизитов.

16. Начальник поставил задачу: провести собеседование с кандидатами на должность менеджера нашего отдела с12.00 до 13.00.

Бюджетирование времени в плане дня. При определении бюджета времени на выполнение всех задач в ежедневном плане важно помнить, что планировать следует не более 60% рабочего времени (жесткие задачи приоритетные). Остальные 40% времени используем как свободный резерв на непредвиденные изменения ситуации. Между задачами всегда нужно оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

§

Использование двумерного обзорного графика помогает осуществлять гибкое планирование задач со сложной структурой, имеющих вполне определенные сроки исполнения.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

!Правила создания двумерного обзорного графика:

· Крупную задачу или проект разбиваем на подзадачи, которые записываем в левой колонке таблицы. Подзадачи записываем в произвольном порядке так же, как для составления контрольного списка.

· Вводим второе измерение – время (календарные даты, дни, недели и т.д.). Например, проект рассчитан на год, следовательно, в качестве временного измерителя будут использоваться месяцы.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Если необходимо построить двумерный график для краткосрочного проекта, рассчитанного например на две недели, то в качестве временных измерителей будут использоваться дни или недели.

· С помощью горизонтальных полосок или штрихования ячеек вдоль оси времени осуществляем привязку подзадач к срокам исполнения. Наибольшей наглядности можно достичь, используя различные цвета для разных задач.

Составление такого графика для любой крупной задачи занимает всего 5–10 мин. При этом график достаточно гибок: мы не стараемся записать подзадачи в строгой последовательности их выполнения. В случае возникновения изменений и необходимости пересмотра графика на его исправление уйдет также не более 5–10 мин.

Но помимо долгосрочных и краткосрочных проектов существуют рутинные, повседневные дела. Когда их скапливается много, они «замусоривают» наше сознание и работу. Для осуществления контроля над их выполнением применяется график регулярных задач.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Например, простые списки рутинных дел, которые приходится выполнять каждому из нас, могут быть представлены в виде уже знакомого двумерного графика.

В левой колонке приведены примеры регулярных задач. Далее слева направо – колонки по календарным неделям (неделя, начинающаяся с 1.09 по 7.09 и т.д.). Выполнение задачи отмечается галочкой в соответствующей ячейке; неисполнение – прочерком.

Важно обратить внимание, что данный график – это не жесткий план, нам не принципиально, в какой именно день недели и час будет сделана резервная копия информации или произведена уборка на рабочем столе. Важно, что эти дела должны делаться один раз в неделю. Если в течение недели какое-то дело было пропущено (например, в первую неделю мы так и не нашли время, чтобы убраться в комнате), и появился прочерк, ничего страшного в этом нет. Если же количество прочерков начинает увеличиваться, это дает нам сигнал: регулярная задача не выполняется уже достаточно долго, пора обратить на нее пристальное внимание и заняться ее решением. Например, задача «расчистка рабочего стола» не выполнялась в течение всего месяца, количество прочерков показало, что еще немного, и скоро на столе придется делать генеральную уборку.

Преимущества двумерного графика как инструмента обзора:

· Дает наглядное представление о структуре сложной задачи.

· Обеспечивает четкий обзор всех подзадач.

· Дает четкий обзор привязки подзадач к срокам исполнения.

· Отражает взаимосвязи задач между собой, что немаловажно при работе над крупными проектами, так как нарушение этих взаимосвязей чаще всего и приводит к срыву сроков.

· Позволяет осуществлять контроль делегированных задач, отслеживать работу исполнителей.

· Гарантирует управляемость работы над сложной задачей.

· Дает возможность укладываться в сроки.

§

! Майнд-менеджмент – это технология представления потоков информации в виде, требующем минимального времени и психофизиологических ресурсов для ее поиска, анализа и понимания.

Подобная технология позволяет существенно повышать эффективность решения интеллектуальных задач и получать от этого процесса больше удовольствия.

Автором этой технологии принято считать Тони Бьюзена – английского психолога, всемирно известного писателя, консультанта многих компаний и правительственных учреждений по вопросам интеллекта.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Ещё будучи учеником колледжа и готовясь поступать в университет, Тони Бьюзен столкнулся с трудностью, хорошо знакомой каждому учащемуся: объем информации увеличивается, записывать приходится много, а понимать и запоминать становится все труднее. Пытаясь решить эту проблему и успешно сдать вступительные экзамены в университет, Тони начал подчеркивать ключевые слова и определения в тексте разными цветами, а главные мысли заключать в цветные рамочки (многие из студентов тоже так поступают, чтобы быстро найти нужное определение в конспекте). Удивительным и необъяснимым образом память начала улучшаться.

Учась в университете, Тони Бьюзен продолжал исследовать проблему запоминания, и ответ на многие вопросы он нашел у древних греков. Оказалось, что для развития и укрепления памяти они использовали воображение и ассоциации. Они помогали запоминать, а затем воспроизводить не десятки, а сотни и тысячи самых разнообразных фактов (необходимая способность при сдаче экзаменов и зачетов, когда успех зависит не только от того, сколько билетов выучено, но и от того, насколько точно получилось воспроизвести информацию во время ответа). Бьюзен сделал вывод, что записи, память, творчество связаны между собой, поэтому комбинированные записи, состоящие из рисунков, надписей и соединенные между собой линиями, помогают максимально использовать возможности нашего мозга и делать процесс работы над проблемой наиболее эффективным и рациональным.

!Это и составляет основную идею интеллект-карт: организация работы с информацией с максимальным использованием возможностей мозга.

! Интеллект-карта – это наиболее эффективный и простой способ организации мыслительной деятельности, основанный на использовании комбинированных записей (рисунков, слов, символов, линий).

! Правила создания Интеллект-карт:

Описание правил представлено в виде интеллект-карты. Внимательно изучите ее. Более подробно описание правил можно найти в учебном пособии по тайм-менеджменту.[6] Приведем только самые основные комментарии к правилам, которые помогут легко и быстро создать первые интеллект-карты:

· В центре интеллект-карты находится цель ее построения – самая основная мысль. Начинайте с нее и у вас появятся новые идеи о том, чем ее можно дополнить. Центральный образ должен быть для вас самым ярким объектом, потому что он будет основной целью создания интеллект-карты.

· Информация с интеллект-карт считывается по кругу от центра к правому верхнему угла, далее по часовой стрелке. Это правило принято для чтения всех интеллект-карт.

· Используйте разные цвета. Цвет мы видим мгновенно, а на восприятие текста нужно время. Цвет привлекает внимание, при восприятии цветных иллюстраций или текста мозг утомляется меньше.

· У каждой интеллект-карты существует свой неповторимый индивидуальный стиль. Мышление каждого человека уникально, и карта, как результат мышления, тоже оказывается уникальной и неповторимой. Двух одинаковых карт не бывает.

· Рисуйте. Зрительный образ запоминается на долгое время, воспринимается с максимальной быстротой и формирует огромное количество ассоциаций. Человеческий мозг устроен так, что у нас практически в первое же мгновение возникает зрительная ассоциация в ответ на любое слово. Вот ее и нарисуйте.

· Используйте ключевые слова. Если совместить слово с визуальным образом, то будет работать бόльшее количество клеток головного мозга. Количество ключевых слов должно быть минимальным – одно, максимум два–четыре. Используйте печатные буквы, так как рукописный текст воспринимается длительнее, чем печатный, особенно учитывая особенности почерка некоторых людей. Все появляющиеся новые ассоциации вписывайте в следующие ветки карты или заносите в комментарии.

· Связывайте мысли и ветки между собой. Использование связующих ветвей помогает нашему мозгу с максимальной скоростью структурировать информацию и создавать целостный образ. Используйте не более семи (плюс-минус два) ответвлений от каждого объекта, а лучше – от пяти до семи, чтобы интеллект-карту можно было легко воспринять.

Правила создания интеллект-карты.[7]

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

В последнее время стали появляться программы для построения интеллект-карт в электронном виде, что открыло дополнительные возможности для их корпоративного использования и решения бизнес-задач. Творческие способности людей, применявших метод интеллект-карт в своей работе, стали раскрываться сильнее, что, несомненно, повысило результативность их труда. Интеллект-карты стали основным инструментом выполнения задач для многих специалистов различных сфер деятельности.

!Примеры интеллект карт и основные области их применения:

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Планирование работ по заключению контракта

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

План разработки корпоративного сайта УЦ

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Планирование недели

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

§

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Методические указания по изучению темы.

Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал.

Вопросы для самопроверки:

1. В чем состоит суть создания эффективного обзора задач?

2. Почему одним из основных принципов, влияющих на эффективность обзора, является принцип материализации информации?

3. На какие группы можно разделить все инструменты обзора? Перечислите их, дайте краткую характеристику каждой группы.

4. В чем особенности применения двумерных графиков? Какие задачи помогает решать использование этого инструмента?

5. В чем особенности использования в тайм-менеджменте интеллект-карт (Mind Maps)? Для решения каких задач целесообразнее использовать этот инструмент?

6. Какие из инструментов обзора подходят для решения задачных ситуаций (стратегия «воронка шагов»)? Дайте объяснение, подкрепленное ссылками на текст.

7. Какие из инструментов обзора подходят для решения проблемных ситуаций (стратегия «веер возможностей»)? Дайте объяснение, подкрепленное ссылками на текст.

8. В чем состоит суть результато-ориентированного формулирования задач? Назовите формулу результато-ориентированной формулировки задач.

9. Перечислите основные области применения интеллект-карт, объясните, каким образом использование этого инструмента позволяет эффективно действовать в каждой из этих областей деятельности?

Литература по теме.

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2021. – 288 с.

Дополнительная литература:

1. Бехтерев С.В. Майнд-менеджмент: решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт. – М.: Альпина Паблишерз, 2021. – 312 с.

2. Сайт тайм-менеджерского сообщества. Режим доступа: http://www.improvement.ru/, свободный.

Практические задания.

Задание №1.

С помощью двумерного графика запланируйте свою подготовку к сдаче экзамена / зачета по Тайм-менеджменту. Подзадач должно быть не менее семи.

Задание №2.

Используя технологию создания интеллект-карт, составьте карту своих ключевых областей жизни. Для каждой области напишите одну цель, которую хотелось бы достичь в этой сфере. Цель может быть сформулирована как с помощью SMART-критериев, так и в виде надцели или мини-миссии. Ключевых областей должно быть от пяти до девяти, но не менее четырех.

Предлагаем ознакомиться:  Кофе Barista Pro Speciale в зернах 1000 гр. — купить в интернет-магазине OZON с быстрой доставкой

Задание №3.

Подготовьте с помощью интеллект-карты одно из перечисленных видов выступлений (выбор сделайте по своему усмотрению):

· выступление с докладом на тему «Особенности организации времени студента»;

· ответ на любой из контрольных вопросов к теме «Создание эффективного обзора задач»;

· выступление с докладом на научной конференции;

· выступление на планерке с докладом об итогах работы за неделю.

!С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите данный вопрос темы:

1. Управленческая полезность применения инструментов создания обзора задач.

Тема 5. Приоритеты

Вопросы темы:

1. Определение, суть расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. Матрица Эйзенхауэра.

2. Матрица многокритериальной оценки.

3. Критерии приоритетности.

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

· что такое приоритеты и почему так важно уметь выделять наиболее главные дела;

· классификацию дел по важности и срочности;

· как выбрать из множества вариантов оптимальный;

· как выбирать из множества дел самые важные;

уметь:

· использовать метод многокритериальной оценки для расстановки приоритетов в делах;

· уметь расставлять приоритеты для ежедневных задач;

· определять срочность и важность дел с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

· приоритет;

· матрица Эйзенхауэра;

· метод многокритериальной оценки;

· веса критериев;

· четыре категории задач в матрице Эйзенхауэра.

Полученные знания будут вам полезны:

· при определении приоритетных дел в ежедневном планировании;

· при осуществлении выбора лучшего из имеющихся вариантов.

§

Если попробовать передать суть тайм-менеджмента одной фразой, то она звучала бы так: «Как потратить свое невосполнимое время на главное». Но как определить, что главное, а что – не очень? В жизни всегда хочется сделать очень много: сдать сессию, сходить в кино с друзьями, почитать книжку, купить новый компьютер, найти хорошую работу и счастье в жизни. Но «все и сразу» не получается, приходится выбирать из «всего-всего» – «самое-самое».

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Вся наша жизнь – это непрерывный выбор, который мы делаем каждый день. Важно, чтобы он был осознанным, а не делался «как придется» (помните, в теме «Целеполагание» мы говорили о людях, живущих «как придется» и «как получилось», и что с ними происходит?). Для того чтобы уметь правильно выбирать, необходимо научиться расставлять приоритеты.

! Расставить приоритеты – значит принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное, а какие – второстепенное значение.

!Самый простой способ расставить приоритеты – оценить все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность». Сделать это нам поможет матрица Эйзенхауэра.[8]

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории:

· А – важные и срочные («горящий» проект, неотложные дела, критические ситуации).

· В – важные, но не срочные (написание реферата, диплома, которые сдавать еще не скоро; планирование долгосрочных целей и др.).

· С – неважные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, мелкие дела, рутина, «навязанные» проблемы и т.д.).

· D – неважные и несрочные (поглотители времени; мелочи, отнимающие время и др.).

!Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий:

А. Важные и срочные. Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Например, завтра экзамен, а 10 билетов еще не выучено, и приходится в спешном порядке доучивать то, что в течение долгого времени откладывалось «на потом». Рабочий аврал: и проект надо успеть завершить к завтрашнему дню, и отчет подготовить, и представить новый план работы отдела к вечеру – все это дела именно важной и срочной категории. Способ работы с ними один: брать и делать. Но если их настолько много, что физически невозможно все выполнить? А вот в этой ситуации необходимо задуматься, почему обрушилась лавина важных дел, ведь часть аврала мы иногда создаем себе сами. Многие из этих «горящих» дел раньше не были такими, их «вырастил» сам человек, не уделяя внимания категории дел «В».

В. Важные и несрочные. Дела этой категории самые «обиженные», ведь именно им мы уделяем меньше всего внимания, так как они несрочные. «Время терпит, – думаем мы про такие дела и откладываем их. – Срок сдачи проекта так далеко, успеем, а пока можно немного расслабиться, не торопиться, заняться более срочными делами, время есть…». И постепенно дела категории В превращаются в дела категории А. И вот уже последние сутки перед днем Х, а мы лихорадочно пытаемся сделать хоть что-то, торопимся сами и подгоняем коллег; в спешке совершаем ошибки, исправить которые уже некогда. Приходит осознание, что нужно было раньше начинать дело, иначе планировать свое время. Как результат, работа, выполненная кое-как, с недоработками, ошибками. Одним словом, брак. Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.

С. Неважные и срочные. Это «хитрые» дела, которые любят «прикидываться» важными. Они ловко маскируются под дела категории А, и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, и задачи категории С этим пользуются. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи, вечной спешки. Почему-то именно такое положение дел зачастую считается показателем активной работы, а ведь еще в начале ХХ века классик научной организации труда Ф.У. Тейлор заметил, что хорошо организованное предприятие то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Как обстоят дела у вас? Как часто вы суетитесь сами или вас отрывают очень срочным, но, как потом выясняется, совсем неважным вопросом или задачей?

D. Неважные и несрочные («Мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно «по остаточному принципу», чтобы они не «съели» весь бюджет нашего времени. И тогда из поглотителей они вполне могут стать нашими помощниками. Например, нужно взять за правило, которому нужно неукоснительно следовать, такой алгоритм: сначала выполнять действительно важные дела, а лишь потом оставшееся время посвящать тому, что не первостепенно, но интересно. При этом важно учитывать принцип преобладания ресурса времени на важные дела над размером выделяемого времени на развлечения. Не создавайте ситуации, когда на поиск и подготовку материала для презентации затрачивается 30–40 минут, а на общение в чате, онлайн игру, чтение новостей – 1,5–2 часа. Непропорциональные расходы времени с перевесом в сторону хронофагов дадут свой «эффект»: жизнь в состоянии постоянных авралов, стрессы, проблемы со здоровьем, трудности с карьерным и профессиональным ростом, состояние постоянной усталости и, как результат, раннее психоэмоциональное и физиологическое истощение. Позже человеку начинает грозить профессиональное выгорание. Не поддавайтесь на уловки хронофагов, грамотно расставляйте приоритеты и придерживайтесь их. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

· проста в использовании;

· позволяет уменьшить число не важных дел;

· помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Выполните задание, скопировав его условия в документ Word. Определите, к какой категории по матрице Эйзенхауэра относится каждая из задач? Поставьте рядом с задачей буквенное обозначение соответствующей категории.

1. Разобраться на рабочем столе.

2. Подготовить материалы к завтрашнему совещанию.

3. Провести расчеты по проекту, который стартует через месяц.

4. Написать реферат по экономике, который нужно сдать до конца следующего месяца.

5. Срочно написать справку по проекту для NN, из соседнего отдела. Очень просил, ему срочно надо сдавать.

6. Подготовить слайды для презентации по новому продукту, презентация – через 4 месяца.

7. Хорошо бы озадачиться составлением требований к претендентам на вакансию менеджера нашего отдела, может понадобиться месяца через три в связи с расширением.

8. Начать заниматься на курсах иностранного языка, для подготовки к стажировке в Норвегии в следующем году.

9. Сходить на премьеру нового фильма.

10. Встретиться с друзьями, посмотреть футбол.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

§

Вспомните, как часто, пытаясь выделить для себя наиболее главные дела, вы сомневались, боялись сделать неправильный выбор, перебирали в уме все варианты, а в голове постоянно крутилось: «Это важно… А это – очень срочно… Об этом просили родители… А это – задание начальника … Не выполнив эту задачу, сессию никак не сдать… Это необходимо…», и в результате все задачи оказывались приоритетными? Но приоритет – это первый, а все дела не могут быть одинаково первыми и одинаково важными. Почему же возникает такая путаница? Все дело в том, что все дела важны по-разному. Разные задачи и дела значимы с точки зрения различных критериев. Например, одна задача значима для родителей, другая – для друзей (позволит сохранить хорошие отношения), третья – для повышения собственного образовательного уровня (инвестирование в себя), четвертая – для работодателя (для целей компании и самого работника, если он, конечно, не собирается увольняться в ближайшее время, а планирует развиваться и работать в данной организации). Как в этом случае расставить приоритеты?

!Метод многокритериальной оценки позволяет лучше понять и использовать нашу систему критериев для принятия решения в ситуации выбора. Для этого нам нужно сделать всего пять шагов:

1. Определить критерии, по которым мы оцениваем варианты (желательно использовать не больше пяти–семи критериев).

2. Взвесить критерии, определить их сравнительную важность (веса распределяем так, чтобы их сумма была равна единице).

3. Оценить варианты по каждому критерию (для оценки применяем трехбалльную шкалу:1 – плохо, 2 – хорошо, 3 – очень хорошо).

4. Подсчитать взвешенные оценки вариантов.

5. Выбрать самый оптимальный вариант.

Представьте, что вам нужно выбрать курсы иностранного языка. У вас есть на примете несколько вариантов, но выбор не очевиден: одни курсы расположены близко к дому, во вторых устраивает цена, в третьих – преподаватели из Англии, а четвертые – самые элитные с престижным дипломом. Чаще всего в подобных ситуациях мы полагаемся на интуицию, эмоции, не учитываем всех аспектов вопроса. Важно уяснить, что приоритетность не существует сама по себе. Понятия «лучше», «хуже», «нравится больше» не существуют отдельно от нас, они отражение нашей определенной системы критериев. Ведь с чем-то мы сравниваем, чтобы сделать вывод, что это лучше, а то хуже. Осталось только эти неосознанные критерии вывести на уровень осознания.

Применим метод многокритериальной оценки к примеру с выбором курсов английского языка. Для этого нарисуем таблицу:

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

· В левой колонке мы записали варианты, которые у нас есть.

· Сверху в колонках отметили выбранные нами критерии (месторасположение курсов, цена, престижность), по которым будем оценивать и сравнивать варианты друг с другом, и записали их веса (значимость каждого критерия: чем больше значимость того или иного критерия, тем больше его вес). Сумма весов всех критериев должна равняться единице.

· Затем мы расставили баллы в соответствии с оценкой каждого варианта по каждому критерию. Используется трехбалльная шкала для оценки: 1 – плохо, не устраивает; 2 – подходит, хотя есть недочеты; 3 – отлично, полностью устраивает.

· Теперь подсчитаем итог. Для этого баллы в каждой ячейке умножим на вес соответствующего критерия, после чего сложим получившиеся результаты в каждой строке:

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Итак, мы получили ИТОГ: в данном примере самый оптимальный для нас вариант – курсы английского языка при Британском культурном центре.

Обратите внимание на один важный момент. Для того чтобы принять простое решение, нам нужно было учесть девять параметров (три варианта умножить на три критерия). В жизни бывает больше и вариантов, и критериев, значит, возрастает количество параметров, которые необходимо запомнить, а мозг человека больше пяти–девяти параметров удержать не может. Материализовав полученные данные в виде таблице, мы «освободили» свой мозг для принятия решения, получили возможность учесть все важные для нас критерии, не забыть и не пропустить ни одной детали.

Важно помнить, что единственной верной матрицы критериев не существует. У каждого человека она своя, и все мы делаем выбор, основываясь на собственной матрице. Какие критерии составят основу этой матрицы, зависит от профессии, особенностей характера, системы ценностей человека и др. Поэтому даже при оценке одной и той же ситуации и веса критериев у разных людей будут распределяться по-разному (и критерии могут быть разными, и результаты, соответственно, тоже могут отличаться друг от друга).

Выполните задание.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

§

В примерную систему критериев приоритетности (применительно к рабочей практике) могут входить следующие наиболее часто встречающиеся критерии:

· источник задачи (уровень руководителя, поставившего задачу; приоритетность задачи для него);

· влияние выполняемой работы на работу коллег на горизонтальном уровне (является ли задача звеном в цепочке выполняемых задач?);

· вклад задачи в общий результат (цели компании, проекта, подразделения, отдела);

· собственный интерес к задаче;

· сложность задачи;

· времязатратность задачи (большие, сложные задачи решаем в первую очередь);

· риски в случае невыполнения задачи;

· наличие в данный момент необходимых ресурсов, их доступность.

Иногда к этим критериям добавляются дополнительные:

· является ли эта задача денежной (связано ли ее решение с прибылью; насколько велик риск потерять деньги в случае, если задача не будет решена)?

· влияет ли задача на имидж компании?

· клиентская ли это задача?

· влияет ли задача на бесперебойность работы офиса?

· влияет ли задача на увеличение количества продаж, новых клиентов, выполняемых проектов, поставщиков, партнеров и т.д.?

Формулируя критерии, необходимо учитывать специфику своей деятельности, компании, отдела. Лучшего результата можно добиться, если соотнести матрицу своих критериев с критериями своих коллег и выработать общие критерии для повышения эффективности деятельности и грамотной расстановки приоритетов.

Методические указания по изучению темы.

Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал.

Вопросы для самопроверки:

1. В чем заключается смысл расстановки приоритетов?

2. Почему важно уметь расставить приоритеты?

3. Какие методы расстановки приоритетов вы знаете?

4. На какие типы делятся задачи в соответствии с матрицей Эйзенхауэра?

5. По каким критериям расставляются приоритеты в матрице Эйзенхауэра?

6. В каких случаях целесообразно использовать метод многокритериальной оценки?

7. В чем заключается суть метода многокритериальной оценки?

8. Какие еще способы расстановки приоритетов вы знаете, используете в своей рабочей и учебной деятельности?

Литература по теме.

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб.пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2021. – 288 с.

Интернет-ресурсы:

1. Сайт тайм-менеджерского сообщества. Режим доступа: http://www.improvement.ru/, свободный.

Практические задания.

Задание №1.

Внимательно прочитайте контекст ситуации и определите приоритетность задач менеджера с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Сегодня четверг, 15.00. Завтра утром необходимо провести презентацию нового продукта компании у клиента, а слайды еще не готовы. К сегодняшнему вечеру начальник ждет отчет о командировке. В понедельник предстоит сдать экзамен по экономике предприятия, а через две недели – курсовую работу по оптимизации рабочих процессов. Кроме того, через месяц стартует новый региональный проект, от которого будет зависеть судьба дальнейшего развития нашей компании в этом регионе.

Задачи:

1. Подготовить слайды презентации.

2. Родители просят срочно на выходных отвезти какие-то вещи на дачу.

3. Ковригин из отела развития сочно просит сделать за него статистику для отчета, иначе ему грозит выговор.

4. Ребята собираются выехать на озеро на выходные, зовут с собой.

5. Доделать отчет о командировке.

6. Сформировать пул предложений по проекту.

7. Разработать для проекта механизм мониторинга исполнения делегированных задач.

8. Подготовить ответы на вопросы к экзамену.

9. Доработать вторую главу и дополнить первую главу курсовой работы статистическими данными, которые нужно найти.

Задание №2.

Выполняя задание практикума по теме «Хронометраж», вы получили данные расходов своего времени за несколько дней.Используя эти данные, расставьте приоритеты в своих делах и задачах с помощью матрицы Эйзенхауэра (какие из дел к какому типу задач вы можете отнести?). Предложите улучшения своих расходов времени, записав, какие шаги вы можете сделать, чтобы уменьшить количество дел категории D и С. Выполните задание в документе Word.

А. ___________________________

В. ___________________________

С. ___________________________

D. ___________________________

Шаги, которые я предприму для сокращения потерь времени:

1. _________________________________________________________________

2. _________________________________________________________________

3. _________________________________________________________________

Задание №3.

Используя многокритериальную оценку, расставьте приоритеты для своих долгосрочных целей. Для выбора целей и ценностей воспользуйтесь выполненными заданиями по заполнению стратегической картонки и мемуарника (тема «Целеполагание», вопросы 4 и 7), а также картой ключевых областей жизни (тема «Эффективный обзор задач», задание №2).

!С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:

1. Способ парного сравнения для расстановки приоритетов.

2. Расстановка приоритетов в ежедневных задачах с помощью многокритериальной оценки (сокращенный вариант).

3. Определение приоритетности долгосрочных целей, определение приоритетности текущих задач.

4. Правило Парето.

5. Навязанная срочность и важность, стратегии отказа, «расчистка» навязанной важности и срочности.

§

Современный мир развивается непрерывно и динамично, постоянно диктуя нам все новые и новые условия. Мы, стремясь быть успешными, пытаемся вписаться в изменяющийся и ускоряющийся темп жизни. Рабочие нагрузки растут, количество задач увеличивается с каждым днем, частые переработки и ненормированный рабочий график становятся привычным делом. Это всеобщая проблема, от которой в первую очередь страдают самые передовые, технологически развитые страны. Например, в японском языке даже появился термин «кароши» – смерть от переутомления на рабочем месте.

Поэтому одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в нашей жизни должно быть место и для работы, и для отдыха. В грамотно выстроенной системе личного тайм-менеджмента важную роль играет не только количество времени, но и его качество. Для того чтобы отдых стал по настоящему эффективным, приносящим пользу и уберегающим нас от чрезмерных перегрузок, он должен быть правильно организован.

!Человек – сложная биологическая система, подчиняющаяся большому числу различных ритмов, естественных и искусственных. Как показали исследования, наиболее важными для человека являются следующие естественные биологические ритмы:

· Дневной.

· Недельный.

· Годовой.

Внутри этих основных биологических ритмов работоспособность человека не остается постоянной, она изменяется (тоже ритмично). Есть свои периоды спада и подъема активности. Это важно учитывать при организации собственной деятельности. Например, в течение дня наша активность имеет два спада (примерно с 13 до 15 часов и после 21 часа) и два подъема (примерно с 4–5 до 11 часов утра и с 16 до 18 часов).

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

У «жаворонков» (людей, привыкших рано вставать и рано ложиться спать), первый подъем будет выше, они более продуктивно работают в первой половине дня. У «сов» (людей, которые привыкли поздно вставать и поздно ложиться спать) второй, вечерний, подъем активности будет выше. Эти особенности важно учитывать при планировании своей деятельности в течение дня: наиболее важные, приоритетные дела лучше наметить на время подъема активности, а мелкие, рутинные дела и вопросы оставить на период спада, когда работа творческая, требующая большого напряжения сил будет неэффективна. Это самый удобный момент разобраться на рабочем столе, убраться в комнате.

! Правила эффективного отдыха.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

1. Ритмичность. Первое условие эффективного отдыха. Планируйте небольшие перерывы для отдыха через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждый час. Можно устраивать себе перерывы длительностью 10 – 15 минут через каждые 1,5 часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: не случайно одна пара длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена – 5. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1–1,5 часа – наиболее комфортна для человека. Дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать и хуже воспринимать информацию. Поэтому как бы вы ни были загружены или увлечены работой, найдите несколько минут на отдых.

Важно не только соблюсти принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов зависит от того, чем заполнены минуты отдыха.

2. Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут переключить свое внимание с того дела, которым занимаетесь, или задачи, которую решаете, на что-то другое. Чем кардинальнее будет переключение, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы. Если вы целый день анализировали цифры, делали математические расчеты, позвоните другу, обсудите что-нибудь приятное с эмоциональной точки зрения; если работали с людьми, побудьте в одиночестве; если писали реферат, послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам.

Предлагаем ознакомиться:  Серия: Счастливые люди - 8 книг. Главная страница.

3. Смена контекста. Во время пятиминутного отдыха стоит изменить условия, в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите перед монитором компьютера или за рабочим столом, встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений; если весь день провели на ногах, были в разъездах, отдохните сидя.

Но после даже самого эффективного отдыха нужно настроиться на дальнейшую работу. В этом нам помогут способы самонастройки.

§

В жизни нам приходится иметь дело не только с глобальными проектами и грандиозными замыслами. Очень часто мы сталкиваемся с мелкими, требующими совсем немного времени на решение, но довольно неприятными делами, браться за которые нам совсем не хочется. Как правило, решение подобных задач (например, вызвать сантехника; сказать нервному клиенту, что его заказ не будет выполнен в срок; оплатить счет за телефон и т.д.) не требует ни больших энергозатрат, ни приложения значительных усилий, ни интеллектуального напряжения.

Такие задачи в тайм-менеджменте принято называть «лягушками».

! «Лягушки» – мелкие, неприятные задачи, не требующие много времени и сил для их решения.

!Главные признаки «дела-лягушки»:[9]

· его выполнение вызывает неприятные эмоции;

· трудно найти причину, которая позволит относиться к этому делу с энтузиазмом;

· объективно (если отключить эмоции) оно несложное.

Техника работы с «лягушками». У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай по одной лягушке, тогда весь день будешь чувствовать себя победителем». Лучший способ справиться с «лягушками» – каждый день с утра сделать одно маленькое неприятное дело. Так и день будет свободен от переживаний, и утро начнется с победы. Пусть эта победа маленькая, пусть – только над одним «лягушачьим» делом, но это сильная подсознательная мотивация, настрой на удачу до самого вечера. Следование такому образу действия не позволит вам отравлять себе весь день напоминанием о предстоящей «лягушке». Если перефразировать знаменитое «Сделал дело – гуляй смело», можно получить девиз «антилягушачьей» борьбы, который будет звучать так: «Съел лягушку – весь день свободен». Хороший способ не забывать о «лягушках» и «бифштексах» – сделать табличку и отмечать в ней свои успехи.

Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.

Преимущества такого подхода:

· Дает возможность на весь день сохранить ощущение одержанной победы.

· Избавляет от чувства тревоги: съеденная лягушка не маячит весь день на горизонте, отравляя вам жизнь.

· Снижает уровень тревоги и страха: вы делаете не неприятное дело, а всего лишь избавляетесь от «лягушки».

Методические указания по изучению темы.

Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал.

Вопросы для самопроверки:

1. Почему одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку?

2. Какую роль играют суточные биоритмы в распределении рабочей нагрузки?

3. Каким правилам нужно следовать, чтобы отдых в течение рабочего дня стал эффективным?

4. Какие способы самонастройки на выполнение работы вы знаете?

5. Как в тайм-менеджменте называются трудоемкие задачи? Приведите примеры.

6. Как в тайм-менеджменте называются мелкие неприятные задачи? Приведите примеры.

7. Что называется «бифштексом»? Приведите пример.

8. В чем отличие «реального бифштекса» от «иллюзорного бифштекса»?

9. В чем заключается суть метода «Швейцарский сыр»?

Литература по теме.

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2021. – 288 с.

Дополнительная литература:

1. Набатова Е. Система эффективного сна [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа:www.improvement.ru/zametki/, свободный.

2. Козловский С. Борьба с внутренними обстоятельствами за высокую работоспособность [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

Практические задания.

Задание №1.

Скопируйте условия задания в документ Word и определите, какие из перечисленных ниже в списке дел являются «слонами», а какие – «лягушками»?

Пример: Подготовить материал к научной конференции («слон»).

Написать поздравительную открытку («лягушка»).

Список дел:

· позвонить в отдел информатизации, напомнить, что они опаздывают с отчетом ( __________ );

· собрать и обработать статистические данные по рынку недвижимости в нашем регионе ( __________ );

· сделать ремонт в квартире ( __________ );

· сообщить клиенту о срыве сроков поставки ( __________ );

· положить деньги на мобильный телефон ( __________ );

· отправить клиенту счет по факсу ( __________ );

· разработать стратегию продвижения новой банковской услуги ( __________ );

· сделать резервную копию рабочих файлов ( __________ );

· разработать проект создания антивирусной программы ( __________ ).

Задание №2.

Готовясь к стажировке в Гонконге, менеджер отдела продаж столкнулся с «делом-слоном»: ему нужно изучить английский язык. Он попытался применить технику «нарезки слона» и разделил дело на следующие «бифштексы»:

· читать книги на английском языке;

· изучать грамматику;

· посещать курсы;

· один раз в неделю полтора часа смотреть фильм на английском языке (с английскими субтитрами);

· учить слова;

· ежедневно делать по два упражнения на грамматику.

Определите, какие из этих «бифштексов» «реальные», а какие – «иллюзорные». Перепишите «иллюзорные бифштексы» так, чтобы они стали «реальными».

Задание №3.

Используя информацию из различных источников (Интернет-ресурсов, книг, периодики, личного опыта, опыта знакомых и т.д.), подберите материал по теме «Маленькие хитрости самонастройки: как свободно и легко идти к успеху».

Требования к материалу: это должны быть короткие примеры использования различных техник и приемов настройки на выполнение дел, решение задач, работу. Например, как быстро втянуться в рабочий ритм после летнего отпуска; успешно решить творческую задачу, когда в голову ничего не идет; приняться за работу, если объем достаточно большой, а сроки поджимают и т.д. Возможны варианты описания способов самонастройки известных ученых, бизнесменов, деятелей искусства, полководцев т.д.

Обязательные условия выполнения задания:

1. Необходимо привести не менее 10 примеров. Это должны быть реальные примеры, а не просто советы из серии «вообще и обо всем». Если вы нашли общие советы, приведите к ним реальные примеры.

2. Каждый пример должен иметь ссылку на источник (библиографическое описание печатного источника или ссылка на адрес Интернет-ресурса).

3. Необходимо написать собственный вывод, мнение по поводу приведенных примеров (объем не менее половины страницы).

!С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:

1. Грамотное распределение рабочей нагрузки.

2. Эффективный сон.

3. Творческая лень.

Литература

Основная литература:

1. Архангельский Г.А., Лукашенко М.А., Бехтерев С.В., Телегина Т.В. Тайм-менеджмент: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, С.В. Бехтерев, Т.В. Телегина; Под. ред. Г.А. Архангельского. – М.: Маркет ДС, 2021. – 288 с.

Дополнительная литература:

1. Архангельский Г.А. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. – 8-е изд. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2021. – 256 с.

2. Архангельский Г.А. Работа 2.0: прорыв к свободному времени. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2021. – 140 с.

3. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2009. – 160 с.

4. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. – 2-е изд. – СПб.: Питер, 2008. – 448 с.: ил.

5. Бехтерев С.В. Майнд-менеджмент: решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт. – М.: Альпина Паблишерз, 2021. – 312 с.

6. Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей – М.: Альпина Бизнес Букс, 2009. – 375 с.

7. Архангельский Г.А. Эффективная работа над статьями и заметками [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

8. Архангельский Г.А. Один день из жизни тайм-менеджера (в отпуске) [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

9. Астахова А. Распорядок дня Джона Голсуорси [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа:www.improvement.ru/zametki/, свободный.

10. Боднарюк В.А. С песней по жизни [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа:www.improvement.ru/zametki/, свободный.

11. Бегалин А. Хронометраж в творческой профессии: от техники к философии [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

12. Блинков А. Дорога. [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

13. Василенко Т. О.Генри и когнитивные карты [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа:www.improvement.ru/zametki/, свободный.

14. Козловский С. Борьба с внутренними обстоятельствами за высокую работоспособность [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

15. Острикова Г. Ежедневник – жизнь как на ладони [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа: www.improvement.ru/zametki/, свободный.

16. Ходарев А. Дерево самомотивации [Электронный документ] // Сайт тайм-менеджерского сообщества. – Режим доступа:www.improvement.ru/zametki/, свободный.

7. SMART-цели и надцели

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуется ставить цели с помощью техники SMART. Эта аббревиатура образована от слов specific, measurable, achievable, relevant, time-bound, что, соответственно, означает «конкретные», «измеримые», «достижимые», «релевантные» (соответствующие другим целям) и «привязанные ко времени».

Формулировать цель стоит так: не просто «хочу занимать хорошую должность», а «хочу стать топ-менеджером в телекоммуникационной компании, с годовым доходом от… рублей не позднее чем в ближайшие три года».

Чем ближе цель по времени, чем она очевиднее и тем полезнее детализировать ее с помощью техники SMART, найдя подходящий измеритель и привязав достижение цели к четкому сроку. Чем дальше от вас цель по времени и чем менее она очевидна, тем меньше необходимость, да и возможность в такой жесткой конкретизации.

В восточных боевых искусствах нередко рекомендуют не концентрироваться на предполагаемых действиях противника и не пытаться планировать ход боя. Это зашоривает восприятие, мешает видеть возможности, открывающиеся в ходе схватки, и полноценно их использовать.

Рассмотрим альтернативу классическим SMART-целям и покажем область их оптимального применения.

Для этого выделим два различных типа исходной ситуации.

1. Задачной ситуацией будем считать вполне конкретное положение вещей, когда ясно, что нужно сделать, и ясно, как это нужно делать. Остается взять и сделать. Задача – провести маркетинговое исследование.

2. Проблемной будем считать скорее абстрактную ситуацию, в которой не вполне ясно, что нужно сделать, и тем более неясно, как это нужно делать.

Проблема – добиться существенного конкурентного преимущества в совершенно безнадежной с точки зрения здравого смысла ситуации.

Важное свойство задачи – аддитивность[8]8
Термин «аддитивность» заимствован из математики и происходит от слова «сложение».

[Закрыть]. Оно означает, что задачу можно разбить на части, каждая из которых вносит вклад в ее выполнение. Проблемы неаддитивны, т. е. не существует четкой последовательности шагов, которые нужно сделать, чтобы решить проблему. Цель «похудеть на 10 кг» может быть достигнута наполовину, а цель «поступить в вуз» или «перепрыгнуть через пропасть» – нет.

SMART-цели идеально приспособлены для задачных ситуаций, в которых можно достаточно четко и подробно описать желаемый результат. Это создает целый ряд плюсов: удобство структурирования, алгоритмизации, мониторинга движения к ним, а также возможность программировать свое сознание на их достижение.

Если вы четко и детально представляете себе будущий результат, то ваши сознание и подсознание настраиваются на стремление к нему. Однако достоинство иногда оборачивается и недостатком, о котором упоминалось выше: четкая запрограммированность на конкретный, осязаемый результат может помешать вам увидеть и использовать новые возможности, позволяющие достичь желаемого совершенно другим путем.

Если поставлена цель создать принципиально новый товар, благодаря которому компания получит конкурентное преимущество, и все внимание обращено на эту разработку, можно просто не заметить, а следовательно, и не использовать подвернувшуюся возможность заключить союз с важным стратегическим партнером.

Еще один недостаток четко определенных целей и планов их достижения – предсказуемость поведения, которая хороша, когда с соперниками вас связывают отношения сотрудничества, но смертельно опасна в условиях борьбы и конкуренции.

В случае с проблемной ситуацией нужно не детализировать ее, а лишь задать направление движения. Для этого отлично работают надцели. В качестве ориентиров можно использовать свои ключевые области жизни или ценности.

Надцели задают направления движения, а конкретные измеримые проекты оцениваются с точки зрения их вклада в продвижение по этим направлениям.

Обратите внимание на то, что если для достижения SMART-цели нужно выполнить последовательность действий, то для достижения надцели следует выбрать любое из конкретных направлений деятельности.

Конкретизацией надцели «достичь принципиального конкурентного преимущества» могут быть такие цели, как «разработать новый продукт такого-то типа» или «достичь соглашения с таким-то стратегическим партнером».

Достоинство планирования деятельности с помощью надцелей – более высокий уровень гибкости при принятии решений. Недостаток – абстракции не столь сильно мотивируют. Простой способ разрешения этого противоречия состоит в том, чтобы конкретно и осязаемо изобразить небольшую, но критически важную часть желаемой будущей ситуации, зажечь «полярную звезду» в окутывающем будущее тумане.

Когда небольшая японская фирма Sony находилась в проблемной ситуации, связанной с поиском конкурентных преимуществ, основатель компании Масару Ибука бросил на стол книжку карманного формата и сказал: «Мы должны сделать видеомагнитофон, кассеты которого были бы не больше этой книжки и вмещали в себя по крайней мере один час записи»[9]9

Морита А. Sony: Сделано в Японии – М.: Альпина Паблишер, 2007.

[Закрыть]. Ибука поставил не задачу, а проблему, поскольку не существовало четких ступенек к достижению цели – для этого пришлось разрабатывать массу новых технологий, до того времени неизвестных. Но, ярко раскрасив маленький, но критически важный (можно сказать «знаковый») кусочек будущего, он сумел создать высокую мотивацию, чтобы двигаться вперед, не мешающую при этом искать новые непредвиденные возможности.

Именно цели такого рода, позволяющие преодолеть проблемную ситуацию, создающие принципиальные конкурентные преимущества, более всего достойны называться целями – как далекие и труднодостижимые объекты стремления, создающие серьезные перевороты в положении вещей. Для отличия от обычных эти «проблемные» цели уместно назвать «дерзкими»[10]10

Довольно удачным английским аналогом является слово challenge – дерзкая цель, дерзкий вызов (первоначальное значение слова – «вызов на дуэль»).

[Закрыть].

Г. Архангельский. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы

Приступая к определению собственных целей и «надцелей», следует помнить о своих жизненных ценностях и жизненной миссии. Важно, чтобы между ними не возникло противоречий, а наоборот, появилась целостность в системе нашего персонального целеполагания.

Определение собственной миссии

«Добиться в жизни финансовой независимости для себя и своей семьи, воспитать достойных детей, стать счастливым семьянином и оставаться надежным другом» – исходя из этого, сформулирую следующие жизненные «надцели», структурировав их по основным значимым группам, которые оформлены в таблице 1.3.

Таблица 1.3. «Надцели», сгруппированные по ключевым областям[11]11
Публикуется с разрешения автора.

[Закрыть]

Надцели, равно как и миссию, необходимо время от времени пересматривать – ведь они отражают и наше сегодняшнее мировоззрение, и устремления, и жизненную позицию. Это отнюдь не статичные категории – меняемся мы, и меняются наши надцели, ценности и миссия.

В первый раз я задумался о своей миссии в марте 2007 г. – четыре с половиной года назад. На тот момент я подошел к ее формулировке интуитивно – написал основные категории, которые считал важными, и сформулировал по каждой из них несколько целей-установок, казавшихся на тот момент логичными.

За прошедшее с того момента время я ни разу не возвращался к списку поставленных целей и сейчас фактически провожу первую ревизию того, насколько мне удалось им соответствовать. Я был приятно удивлен, что все эти вещи не утратили своей актуальности и что я не сильно отклонился от озвученной миссии.

Единственное, что я бы в ней подкорректировал, – добавил бы немного больше конкретики и смешал бы абстрактные жизненные цели с вполне конкретными задачами (табл. 1.4.). Переформулирую известное высказывание: четко поставленная задача – половина решения.

Таблица 1.4. Надцели: 4,5 года спустя

Итак, неудачник плывет по течению и оправдывает себя, ссылаясь на неблагоприятные обстоятельства, а успешный человек сознательно творит свою жизнь. Тайм-менеджмент в его технологическом, стратегическом и философском измерениях – универсальный инструмент для такого творчества.

2. Поглотители времени. Способы минимизации неэффективных расходов времени

В процессе работы человек часто отвлекается от основного занятия на другие дела. Таким образом происходит поглощение времени.

Менеджера, работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в восемь минут. Из-за этого только на мелкие отвлечения уходит до двух часов в день. Только представьте: два часа в день пропадают безвозвратно!

А сколько бесценного времени тратится на просмотр электронной почты, телефонные звонки, обсуждение разных вопросов? Все эти факторы могут быть отнесены к поглотителям времени (рис. 2.2а).

Однако при объединении работы в блоке происходит минимизация переключений исполнителя, за счет чего высвобождается дополнительный ресурс времени (рис. 2.2б).

Растраты времени выражаются в самой разнообразной форме. Работа систематически не начинается вовремя. Рабочие уходят со службы до гудка. Назначенные собрания и совещания открываются на час-полтора позже срока. Мы наблюдаем бесконечные ожидания, бездейственные, раздражающие…

Часть этих растрат времени объясняется тем, что все происходит не вовремя: опоздал служащий, не пришел к сроку докладчик, задержался кассир… Чаще всего растрата времени в очередях и ожиданиях зависит от неправильности самой системы. Здесь борьба за время сталкивается с основными организационными проблемами.

Докладчик опоздал, потому что на него возложено множество различных заданий, – беда в совместительстве.

Очереди в финотделе объясняются неправильной системой распределения работы.

Невозможность скоро добиться справки связана с доисторическим хаосом нашего делопроизводства, ценящего не суть дела, а лишь исходящий номер.

П. Керженцев. Борьба за время

Поглотители времени – неэффективно организованные процессы, ведущие к его потерям.

Человек может принимать в этих процессах активное или пассивное участие.

Вот примерный список поглотителей времени, расхищающих ценный строительный материал нашей жизни. Прочитайте его внимательно. Где-то среди пунктов этого списка может отыскаться и та причина, по которой вам иногда так отчаянно не хватает времени.

Поглотители времени:

1. нечеткая постановка цели;

2. отсутствие приоритетов в делах;

3. попытки слишком много сделать за один раз;

4. отсутствие представления о предстоящих задачах;

5. плохое планирование дня;

6. заваленный письменный стол;

7. Интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;

8. дорога;

9. недостаток мотивации;

10. телефонные звонки, отрывающие от дела;

11. поиски записей, адресов, телефонов;

12. недостаток кооперации;

13. незапланированные посетители;

14. неспособность сказать «нет»;

15. неполная или запоздалая информация;

16. отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);

17. неумение довести дело до конца;

18. отвлечение на внешние факторы;

19. затяжные совещания, собрания;

20. недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;

21. телевизор, просмотр видео– и DVD-фильмов;

22. болтовня на частные темы;

23. излишняя коммуникабельность;

24. чрезмерное количество деловых записей;

25. синдром откладывания;

26. желание знать все факты;

27. длительное ожидание (очереди);

28. спешка, нетерпение;

29. слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие);

30. недостаточный контроль за делегированием;

31. нечеткая обратная связь или ее отсутствие.

Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей. У каждого есть свой индивидуальный «джентльменский» набор любимых поглотителей – таких милых и безобидных до того момента, пока мы не подсчитаем, во что обходится их содержание.

Оптимизация расходов времени. Борьба с поглотителями

Рассмотрим организацию деятельности по минимизации расходов времени на примере одного из самых часто упоминаемых поглотителей – времени, затрачиваемого на дорогу. Как часто бывает обидно тратить на то, чтобы добраться до нужного места, полтора-два часа, когда решение самого вопроса, ради которого приехал, занимает от трех до пяти минут.

Расходы времени несоотносимые, как бы мы себя ни убеждали в важности и необходимости этой поездки: ради трех-пяти минут результативного действия теряются безвозвратно полтора-два часа. Можно ли оптимизировать эти расходы, сделать путь из одного пункта в другой максимально полезным?

• тщательная подготовка к поездке;

• оптимальный выбор времени, маршрута и типа транспорта;

• наполнение дороги полезным содержанием (почитать любимую книжку или конспект лекции, послушать любимую музыку, аудиокнигу, урок английского языка и т. д.).

Следуя этим правилам, нужно помнить, что каждое ваше действие должно приносить выгоду. Для определения пользы мероприятия задайте себе два вопроса:

1. «оптимизируя время на дорогу, какую выгоду получаю именно я?»;

2. «с помощью каких инструментов я могу этого достичь?»

Ответы на эти вопросы помогут найти решение проблемы.

Прежде чем начать готовиться к самой поездке, следует учесть несколько важных аспектов.

• Нужно сократить до оптимума число перемещений. Определяя лучшее количество поездок, следует помнить о принципе «золотой середины»: речь идет об оптимизации, а не о минимизации перемещений. Если поездки неизбежны, в ваших силах самостоятельно определить их время, вид транспорта и маршрут передвижения.

Совершать все необходимые поездки в четверг – такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды.

Оцените статью
Про кофе
Добавить комментарий

Adblock
detector