Организация и проведение кофе брейков в спб | Блог

Что такое кофе-брейк

Несмотря на название, кофе-брейк — это не просто перерыв, чтобы выпить чашечку ароматного кофе, а пауза для восстановления сил участников официальных мероприятий.

Основываясь на докладах ученых и собственном опыте, бизнесмены, коучи, организаторы поняли, что аудитория быстро устает от сидячего положения и большого объема поступающей информации и им нужна пауза, а точнее кофе-брейк.

Перерыв хотя бы на 20 минут делает усвоение материала более эффективным.

Кофе-брейк — это, ставший уже традиционным на бизнес-встречах или научных симпозиумах, перерыв на чашечку чая или кофе. В это время аудитория может переварить полученные знания, и насладиться чашечкой кофе, тем самым подготовившись для дальнейшего внимательного просмотра программы мероприятия.

Существует негласный свод правил при организации кофе-брейка:

1. Длительность кофе-брейка может быть от 20 до 40 минут. Это время подходит, чтобы передохнуть и выпить чашечку кофе, а не расслабиться.
2. Паузу с угощениями стоит устраивать не реже, чем раз в 3 часа. На длинном мероприятии может проходить 3-4 кофе-брейка.
3. Во время кофе брейка, помимо чая и кофе рекомендуется подавать и легкие закуски.
4. Кофе-брейк на семинаре или важных переговорах — это мероприятие далекое от банкетного формата. Все максимально демократично, без официантов и администраторов. Цель ткофе-брейка — неформальное общение участников мероприятия.
5. Наполнение стола для кофе-брейка зависит от статусности мероприятия и его визитеров. Кофейная пауза на международной конференции должна быть организована на высочайшем уровне. Перерыв на кофе в офисе не требует лишней подготовки.

Описание примерных меню для кофе-брейк

В первую очередь, меню зависит от времени проведения кофе-брейка.

1. Нередко участникам конференции предлагается приветственный кофе, который подается перед входом в зал заседаний. Ассортимент здесь невелик – кофе, чай, сливки, лимон.
2. Первый брейк ассоциируют с завтраком. Поэтому на столах дополнительно появляются фрукты и бутерброды. Нередко добавляются блины и оладьи.
3. На предобеденном брейке встречаются уже бутерброды с мясом и сыром.
4. Наконец, послеобеденный брейк сопровождается выпечкой, десертами и шоколадом.

Обычно у кейтеринговых компаний имеются готовые варианты меню, которые учитывают не только особенности участников мероприятия, но и время года. Поэтому летом присутствуют фрукты, соки, смузи, а зимой, например, горячие коктейли, мясо и выпечка.

Ну и, конечно, ассортимент предлагаемых напитков и продуктов зависит от финансового состояния компании. У кейтеринговых компаний есть эконом меню. А вот для тех, кто не привык считать деньги, доступно практически все – от изысканной посуды до блюд с логотипом приглашающей компании. Рассмотрим данный вопрос несколько подробнее.

Виды меню

Успешно реализовать функции кофе-брейка, утолить чувство голода, обеспечить комфортное состояние гостей и благоприятный эмоциональный фон помогут правильно подобранные блюда. Разработано несколько вариантов меню, которые выбирают исходя из масштаба, специфики мероприятия, количества участников, особенных потребностей некоторых из них (для диабетиков дополнительно ставят фруктозу, для вегетарианцев – свежевыжатые соки).

Среди напитков популярны традиционные чай, кофе, минеральная, сладкая вода, а также сок, ягодный морс, глинтвейн (с алкоголем или без него).

Одна из базовых функций кофе-брейка – предоставление возможности отдохнуть, сблизиться с интересными людьми, сделать обстановку лёгкой и комфортной. Правильно подобранные блюда и напитки позволят успешно реализовать поставленные цели и расположить участников семинара или бизнес-встречи.

Важно уделить должное внимание сервировке – тарелки должны быть доступны из любой точки, их располагают «по кругу», то есть от приборов, салфеток гость переходит к закускам, горячим блюдам, а потом – к напиткам. Такой подход даст возможность рационально использовать пространство, избежать толкучки.

Виды меню на кофе-брейк

В зависимости от того, на какого рода мероприятии будет организовываться такой перерыв, будет решаться, какие блюда и напитки готовить на кофе-брейк. Меню может иметь несколько вариантов:

• Безалкогольная кофе-пауза. Во время такого перерыва на столе следует поставить кофе, чаи, разные напитки, не содержащие алкоголя (по желанию). Для кофе желательны сливки и сахар. Не обойдется и без бутербродов, изделий из теста, конфет и десертов. Что касается бутербродов, то делать их лучше небольшими порциями, так как на работе зачастую люди комплексуют по различным поводам.
• Алкогольная кофе-пауза. В этом случае помимо всего упомянутого выше на стол поставят и напитки, содержащие алкоголь. К ним следует подать и закуски, отдавая преимущество горячим.

На то, какие блюда будут вписаны в меню, во многом влияет время года, в которое проводится мероприятие. Например, если кофе-брейк устраивается в жаркий летний день, то вряд ли присутствующие захотят принимать тяжелую пищу. Скорее они склонятся к фруктам, овощам, сокам и воде. В холодное же время года больше вероятности, что гости будут рады закускам и даже сытным горячим блюдам.

Какая кофемашина подойдет для кофе-брейка в офисе?

Как правило, кофе-брейк длится около 30 минут. И у участников мероприятия нет времени разбираться в тонкостях управления сложным устройством. А вот приготовить кофе с помощью автоматической кофемашины с интуитивно-понятным интерфейсом сможет даже тот, кто делает это впервые.

• С производительностью, соответствующей масштабу мероприятия

Кофейный аппарат должен уметь быстро обслужить всех гостей. Например, для организации кофе-брейка в офисе с количеством участников до 40 человек подойдет устройство, которое готовит от 30 чашек кофе в день.

• Учитывайте расходы на кофемашину

Отличный способ свести их к нулю — бесплатная аренда от Nestlé Professional®. В чем суть предложения? Вы получаете профессиональный кофейный аппарат на длительное пользование при заказе наших фирменных ингредиентов: зернового и натурального сублимированного кофе.

Но это еще не все! Мы также позаботимся о доставке и подготовке кофемашины к работе, расскажем, как пользоваться устройством. И сделаем это абсолютно бесплатно! А вы просто наслаждайтесь атмосферой мероприятия и, конечно, потрясающим кофе.

Кофе — брейк

А теперь перейдем к разъяснению, что представляет собой услуга кофе-брейк. Допустим, вы находитесь на деловой встрече или даже конференции. Совещание затянулось, все устали, хочется есть и пить.

Опытный лектор может рассказать, что спустя сорок минут лекции слушатель утомляется, поэтому принято материал разбавлять какой-то легкой, шутливой информацией. То же самое и здесь: на помощь приходят кофе брейки – фуршеты для кратковременного отдыха и восстановления сил, утраченных во время переговоров.

Параллельно в продолжение такого перерыва с принятием пищи по идее должно произойти сближение сторон, участвующих в конференции, а по окончании кофе-брейка – нахождение консенсуса в обсуждении того или вопроса. Но даже если пауза не помогает сглаживанию острых углов в отношениях, она дает возможность переговорщикам подкрепиться и прийти в норму.

На длительную восьмичасовую конференцию должно приходиться минимум три перерыва.

Подобные кофейные перерывы стали регулярно устраивать в Соединенных Штатах с 1936 года. Правда, тогда они проводились для популяризации потребления кофе и поддержки его производителей.

Вот проводила компания кофе-брейк, и таким образом, организовывала кратковременный корпоративный отдых, ограниченный по временным рамкам – пятнадцатью, в крайнем случае, сорока минутами – и определенным количеством расставляемых блюд на столах.

Со временем эту американскую традицию переняли европейцы, и уже из Европы она оказалась «распробованной» российскими гражданами на излете предыдущего столетия… Разумеется, первым делом кофе-брейки испытала на себе столичная публика. Сейчас подобная практика имеет место повсеместно в России, особенно в крупных городах.

Кофе брейк цена

В любом случае такое непостоянное понятие, как цены на продукты в России, могут варьироваться, причем в подавляющем своем большинстве в сторону повышения. Поэтому какова может быть цена кофе-брейка, подсчитать с точностью до копейки не представляется возможным.

Тем более, в Москве одна и та же подборка блюд будет стоить так, а, допустим, в Брянске, по-другому. Если предположить, что за один присест (одну кофе-паузу), гражданин скушает два канапе по цене 50 рублей за штуку, пирожное по такой же цене, салатик с помидорами и моцареллой за 65 рублей, фруктов или ягод на полтинник, выпьет чашечку чая или кофе за 60 рублей, то в итоге на одного человека выйдет сумма в размере 300 с чем-то в российской валюте.

Умножим на 20 участников, и в итоге кофе-брейк обойдется устроителям примерно в 6 тысяч рублей.

Соблюдайте этикет:

• здесь кушают стоя;
• не забывают о приличиях и умении вести себя достойно;
• не затрагивают с соседями серьезных тем, а также не распространяют слухов, не обсуждают личную жизнь кого бы то ни было и ничьего внешнего вида;
• не стремятся наесться досыта и набить желудок всеми яствами без разбора;
• не опаздывают на конференцию или на рабочее место после проведения кофе-брейка, это дурной тон;
• не уносят пищу с кофе-брейков в рабочую обстановку.

Друзья, думаю вы согласитесь с тем, что в этой статье мы практически полностью ответили на вопрос о том, что такое кофе брейк  — не правда ли? На этом все, друзья. Удачи!

Кофе-брейк: грамотная подача

Наши банкетные залы

Организация кофе-брейка в москве

Заказать кофе-брейк в Москве можно в одной из кейтеринговых компаний. Цена зависит от выбранного меню и пакета услуг.

Кейтеринг Тим предлагает 2 варианта. Для случаев, когда имеется необходимая мебель и не требуются официанты:

1. Пакет «Эконом», 190 руб. на 1 персону – только маленькие закуски без напитков.
2. «Легкий», 390 руб. на 1 персону – закуски, чай, кофе американо.

Также есть 2 пакета, в стоимость которых включена аренда мебели и оборудования, сервировка столов фарфором и стеклом, декор помещения, обслуживание официантами:

1. «Стандарт», 590 руб. на 1 персону – сэндвичи, пирожки, маффины, мини-круассаны, печенье, чай, вода, кофе американо.
2. «Бизнес», 890 руб. на 1 персону – то же плюс фрукты, соки, премиальный чай.

Кейтеринговая компания Ministerstvo предлагает 3 варианта меню (в стоимость кофе-брейка на 1 человека включены расходы на логистику, сервис, аренду оборудования):

Если для гостей кофе-брейк – возможность отдохнуть и пообщаться друг с другом, то у компании-организатора от него зависит имидж. Поэтому важно определиться не только с меню, но и заранее позаботиться об инвентаре и оборудовании.

Особенности проведения кофе-брейка

Те, кто бывал на разных подобных перерывах может с уверенностью сказать, что хотя и пятнадцати минут маловато, чтобы отдохнуть, не стоит и затягивать надолго кофе брейк. Что это меняет? Если пауза очень долгая, то теряется серьезность мероприятия и сотрудники будут уже не такими сконцентрированными, что несомненно отразиться на дальнейшем успехе переговоров. Поэтому следует быть уравновешенными, решая длительность кофе-тайма.

Проводить кофе-брейк очень практично еще и потому, что для этого нет необходимости всем сотрудникам занимать свои места. На кофе-таймах не принято именовать порции и места каждому гостю лично. Люди могут пройтись, постоять, самостоятельно выбрать себе блюдо или напиток. Принцип проведения кофе-брейка тот же, что и у фуршета. Это и расслабляет офисных работников, которые уже засиделись в своем рабочем кресле.

Некоторые рестораны предлагают услугу организации кофе-брейка с выездом. Они сервируют столы, выполняют нарезку овощей и фруктов, разливают напитки, готовят и подают закуски, контролируют проведение кофе-брейка и убирают после его окончания. Эта услуга называется кайтерингом.

Правила выбора кейтеринговой компании

При выборе компании, оказывающей услуги кейтеринга, нужно придерживаться ряда правил, которые помогут не ошибиться в решении.

1. Обратить внимание на опыт работы. Чем его больше, тем лучше будет сервис, поскольку сотрудники ознакомлены со всеми возможными нюансами.
2. Тщательно обсудить условия сотрудничества. Все детали, учтенные при оформлении услуги, нужно согласовать заранее.
3. Читать отзывы и рекомендации. В Интернете многие подмечают хорошие и плохие черты, связанные с той или иной компанией. Обратить внимание на них стоит, но окончательное решение лучше принять только после личного ознакомления с особенностями компании.
4. Убедиться в поддержке партнеров. Их наличие позволяет добиться выгодных условий и цен при оформлении торжества.
5. Конфиденциальность. Нужна анонимность? Не хочется раскрывать раньше времени количество гостей, а также то, кто будет там? Тогда нужно обращаться в компании, готовые сохранять тайну.
6. Прозрачность. Она должна быть во всем, начиная с условий сотрудничества и заканчивая ценой.
7. Формат мероприятий. Каждая кейтеринговая компания должна обслуживать людей в соответствии с форматами, которые она готова предложить.
8. Оказываемые услуги. Чем их больше, тем лучше. Например, профессионалы украсят зал, рассадят гостей, разберутся со сервировкой столов и уборкой после мероприятия.

Правила проведения

Кофе-брейк – неизменный атрибут грамотно подготовленного мероприятия, он прямо свидетельствует об уровне его проведения. Опытная команда сети кафе и банкетных залов в Москве и Санкт-Петербурге «Русские традиции» поможет организовать перерыв во время корпоративной встречи на профессиональном уровне, подобрать оптимальное меню в рамках доступного бюджета и красиво подать блюда.

Цель организации кофе-брейка заключается в том, чтобы дать возможность участникам мероприятия отдохнуть, обговорить услышанную информацию, поделиться впечатлениями. Краткий перерыв мобилизует внимание слушателя, подталкивает его по-новому взглянуть на вещи, принять правильное решение.

Фуршет, кофе брейк – похожие, но не одинаковые понятия. Они отличаются мотивами проведения и спецификой меню. Согласно формату, за участниками не закреплены определённые места, они сами наливают себе напитки, едят стоя. Продолжительность зависит от формата, длительности встречи.

Как правило, проводится 2–4 кофе-брейка за одно мероприятие, ориентировочно – через каждые 2–3 часа. Его принято организовывать в дневное время, согласно оговорённому регламенту. Меню должно включать лёгкие закуски, сладости – их удобно есть. Сытные, калорийные блюда, которые употребляют, используя столовые приборы, не подают.

Различают несколько видов паузы на кофе:

• философский – состоит из семинара, непродолжительного перерыва, предусматривающего приём пищи, вкусных напитков, допустимо обсуждение философских вопросов;
• фуршет-коктейль – брейк происходит после тренинга, конференции, предлагают чай, кофе, лёгкие закуски;
• выездное чаепитие – его могут проводить на природе, но обычно выбирают банкетный зал с необходимым оборудованием.

Для подготовки масштабных корпоративных мероприятий, переговоров востребованы услуги кейтеринга, которые предоставляют рестораны выездного обслуживания. Они включают не только приготовление, доставку вкусностей, но и сервировку, оформление стола, обслуживание гостей, уборку по окончании встречи.

Сервировка кофе брейка

Стол с кофе накройте тканевой скатертью. Это не обязательно, но текстиль сделает кофейную зону более привлекательной и менее любительской. Установите термопоты с готовым кофе и горячей простой водой на разных сторонах стола, но так, чтобы до края оставалось место для подносов с чашками.

Чашки для кофе и чая ставятся горкой на блюдца. Чайные ложки на этом же подносе справа.

У стены бутылочки с питьевой водой и коробки с соками, заранее их откройте.

Между термопотами на большой поднос выставьте банку с растворимым кофе, вазу с чайными пакетиками (не в фабричной коробке!), вазу с рафинированным сахаром и щипцами для него. Не экономьте на качестве кофе и чая.

Здесь же можно разместить небольшие емкости с вкусовыми добавками: молотая корица, шоколадная крошка, ванильный сахар, молотый имбирь. Для этого удобно использовать прозрачные стеклянные бутылочки-диспенсеры.

И конечно, не забудьте порционные сливки для кофе и тарелочки с нарезанным лимоном.

Салфетки расположите посередине стола невысокими 2-3 стопками, так чтобы они не мешали дотянуться до сахара или термопота.

Традиции кофейных перерывов

Традиция устраивать перерывы в работе, во время которых происходит распитие кофе, насчитывает уже почти сто лет. Ее родина – Соединенные Штаты Америки. Первоначально это предложение было выдвинуто учредителями панамериканского консолидирующего бюро компаний по изготовлению кофе с целью увеличения потребления и продажи кофе.

Необходимость таких пауз даже имеет научное обоснование. Исследования показали, что после двух часов работы, связанной с усваиванием информации, человек теряет внимание и концентрацию. Кофе-брейки, продолжительность которых планировалась в пределах 10-40 минут, не только позволяла мозгу отдохнуть, но и повышали эффективность встреч и конференций.

В результате экономический эффект значительно превышал расходы на чай, банки с кофе, сливки, сахар и печенье, что и позволило данной традиции прекрасно дожить до наших дней. Более того, первоначальное значение этих мероприятий уже совсем забылось, выработались современные традиции его проведения, а ассортиментный перечень со временем значительно расширился.

Формат кофе-брейк

Кто только не устраивает кофе-брейки! И когда только их не устраивают! Подобные мероприятия можно встретить:

• в программе семинаров и конференций;
• в процессе различных рекламных мероприятий, проведение которых подразумевает людское присутствие;
• в бизнес-залах аэропортов и железнодорожных вокзалов;
• во время спортивных состязаний, премьер в кинотеатрах, открытия выставок и других культурно-спортивных событий.

Проведение подобных мероприятий, как правило, подчиняется нескольким правилам, выработанным годами, но все равно являющихся негласными:

• количество кофе-брейков напрямую связано с продолжительностью мероприятия;
• на их проведение отводится от 20 до 40 минут;
• проводятся они в максимально демократичной форме – фуршета. Участники сами выбирают себе еду и напитки, свободно перемещаются по помещению. Наличие столов не предусмотрено;
• меню включает в себя чай, кофе, воду и легкие закуски.

Наибольшей вариативности подвержен последний пункт. В ряде случаев в меню включаются и спиртные напитки. Крупные компании могут значительно его расширять, использовать напитки и продукты высшего качества, изыскано сервировать фуршетный стол и украшать его, даже привлекать официантов.

Ценовое сегментирование

На сегодняшний день существует множество компаний, оказывающих услуги кейтеринга. Они разительно отличаются друг от друга во многом, но прежде всего – стоимостью сервиса. Именно этот критерий разделяет компании на три группы.

1. Кейтеринг эконом-класса.
   Компании этого сегмента занимаются доставкой суши, пиццы, шашлыка и прочих недорогих блюд. Небольшая цена и достаточно хорошее качество приготовления для посиделок дома или в офисе – все это характеризует компании данного класса.
2. Кейтеринг среднего класса.
   В этот сегмент входят компании, занимающиеся выездным ресторанным обслуживанием, а также событийным кейтерингом с ивент-мероприятиями. Цена уже выше, но все ещё в пределах допустимого.
3. Кейтеринг премиум-класса.
   Эксклюзивный уровень обслуживания, высочайшее качество блюд, различные дополнительные услуги помимо базовых, декор и многое другое – все это входит в компании премиального класса.

Важно!

В работе кейтеринговой компании любого класса важен персонал, который подбирают с учетом требований, выдвинутых в главе 4 ГОСТ Р 50935-2007.

Этикет

Организация мероприятия начинается с выбора места проведения. Для небольшого количества гостей можно выделить зону отдыха в помещении, где проходит событие. Если собирается больше 15 человек, лучше выбрать другую комнату.

При проведении кофе-брейка придерживаются следующих правил:

1. Промежутка от 15 до 40 минут хватит, чтобы передохнуть, но мало для полного расслабления.
2. Кофе-брейк устраивают через каждые 2,5-3 часа. Если планируется длительное мероприятие, прерываются 3-4 раза.
3. Кроме чая, кофе и других напитков, подают легкие закуски (канапе, сэндвичи, сладкую выпечку).
4. Первый кофе-брейк проходит в начале собрания, последний — фуршет — после окончания переговоров или конференции.
5. Пауза предполагает общение, поэтому музыка, телевизор и развлечения в помещении будут лишними.
6. Нельзя забирать закуски с собой в зал, где проводится встреча.

Формат мероприятия зависит от статуса участников и вида собрания. На деловых переговорах, семинарах или на работе за чашкой напитка гости общаются в неформальной обстановке, поэтому лучше организовать самообслуживание.

Международные встречи требуют проведения кофейной паузы, которая напоминает банкет с высоким уровнем сервиса.

Эфиопия

У эфиопов buna tetu, что переводится как «пить кофе», длится около 3 часов. Они не приветствуют быстрые кофейные паузы и не ограничиваются 1 чашкой. Здесь приготовление и употребление напитка — ритуал, показывающий уважение и приветственное отношение к приглашенным.

Церемония проводится с соблюдением таких правил:

1. Перед обжаркой зерен сжигают фимиам, чтобы отогнать злых духов.
2. Приготовлением занимается самая младшая женщина в доме.
3. Обжаренные зерна дают понюхать всем гостям, чтобы они почувствовали аромат.
4. Напиток готовят в джебене — сосуде для заваривания кофе.
5. Первым его пробует старший член семьи.
6. Каждый гость пьет 3 чашки. Эфиопы считают, что первая дает почувствовать вкус, вторая — приносит удачу, третья — благословляет.
7. Во время такого перерыва не принято обсуждать дела.

Гостям предлагают несколько сортов разной крепости. Ароматный напиток разливают в чашки из бамбука, керамики или фарфора. Они не имеют ручек, поэтому их нужно держать за ободок. Buna tetu могут устраивать 3 раза в день.